Nieuwe voorzitter? Zo doe je dat!

Hoe begin je een vergadering? Hoe leidt je een agendapunt in?
Deze vragen kreeg ik van iemand die mailde dat ze heel actief meedoet met vergaderingen, maar als ze voorzitter is niet weet hoe ze het aanpakt.

Goede vragen en het waard om een artikel over te schrijven.

Bij voorzitten draait heel veel om een goede voorbereiding.

De eerste stap is een goede agenda te maken.
De agenda maak je door te kijken wat belangrijke én urgente onderwerpen zijn. Alleen die zet je op de agenda. Is het niet urgent? Wacht dan totdat het wel dringend wordt, dan heb je waarschijnlijk ook meer informatie.

Maak een tijdsplanning voor de vergadering en voor elk agendapunt.
Hoe meer ervaring je hiermee hebt, hoe beter je dit doet. En: plan een beetje krap, dan heb je voor jezelf een stok achter de deur om mensen niet te laten afdwalen.

Als je de agenda gemaakt hebt en rondgestuurd ga je zelf voor bereiden.

Kijk bij elk agendapunt wat je ervan wilt zeggen in jouw inleiding.
Wat is de essentie? Waarom staat dit op de agenda? Wat wil je ermee bereiken?

Vind je dit lastig?
Vraag dan aan iemand anders om de inleiding te doen over een agendapunt. Jouw taak is te zorgen dat het gebeurt. Je hoeft het niet zelf te doen.

Bedenk dan wie wat hierover gaat zeggen.
Ook dat kun je voorbereiden als je je medevergaderaars kent. Dan kan je voorbereiden hoe en wanneer je iemand zegt dat het te lang duurt. Of van wie je een mening wilt horen die niet zelf gaat praten. Schrijf op wat je bedacht hebt in trefwoorden.

Hoe begin je een vergadering?
Vlak voor het afgesproken tijdstip vraag je iedereen te gaan zitten omdat jullie zo gaan beginnen. Als het tijd is neem je het woord en heet iedereen welkom. Dat kan officieel of door te zeggen dat je het fijn vindt om iedereen weer te zien. Dan vertel je iets over de tijdsplanning en de agendapunten. Wat is belangrijk, waar moet over besloten worden, wat is om een mening te vormen. Hou het kort.
En begin dan met het eerste agendapunt na het welkom. De inleidingen bij de agendapunten heb je ook voorbereid. Zorg dat jij de controle over de vergadering hebt.

Hou de tijd in de gaten.
Hou je aan je eigen tijdsplanning en zorg in ieder geval dat het niet uitloopt. Vind je dit lastig? Vraag dan iemand anders om dit te doen.

Vat samen en sluit een agendapunt af.
Maak tijdens een discussie aantekeningen in trefwoorden. Vat regelmatig wat gezegd is samen uit je trefwoorden.
Vind je dit lastig? Oefen dan met bijvoorbeeld een tv-programma samen te vatten of een lezing op YouTube.
Denk je dat alles gezegd is? Vertel wat er besproken is, vat het besluit samen en sluit het punt af.

Alle voorzitters zijn ooit begonnen en met oefenen en veel doen word je er steeds beter in.

Ik wens jullie veel succes ermee!

Met hartelijke groet,

Carla

ps Ik heb veel meer over voorzitten geschreven, onder andere:
Hoe vat je samen,
Zo krijg je meer betrokkenheid,
Een ieder wil wat zeggen.

Je mag dit artikel gebruiken voor een tijdschrift, nieuwsbrief of website.
Wel het in het geheel overnemen en dit stukje toevoegen met een werkende link:
‘Door Carla van den Bos van Vergaderen doe je zo!
Ga naar www.vergaderendoejezo.nl voor het aanvragen van het gratis e-boekje
‘In 5 stappen naar een leuke (vergader-)groep’.