Hoe overwin je weerstand tegen elkaars inbreng? 6 Tips


3 oktober 2019 - 

Zoals je waarschijnlijk weet vraag ik iedereen die het boekje ‘In 5 stappen naar een leuke (vergader)groep’ aanvraagt naar wat hij of zij ervaart in de vergaderingen.

Pas kreeg ik daarop van twee mensen antwoord dat ze de weerstand tegen de inbreng van iemand anders als storend ervaren. Dat vind ik interessant en daarom schrijf ik er dit artikel over.

Hoe is een vergadergroep samengesteld?
Je kiest bijna nooit de andere leden uit. Je komt bij elkaar omdat je met hetzelfde project bezig bent, op dezelfde afdeling werkt, in een raad of in een bestuur van een organisatie met elkaar zit. Het is dus een beetje toeval met wie je rond de tafel zit. Niet helemaal, je bent immers allemaal met hetzelfde onderwerp in heel brede zin bezig.

De kans is dus groot dat je een andere achtergrond, andere normen en waarden en andere ideeën hebt dan een deel van de mensen in je vergadering. Dat moet je niet als probleem zien, maar juist als iets positiefs. Je wilt immers allemaal het project zo goed mogelijk opzetten, de afdeling zo goed mogelijk laten lopen, de raad of het bestuur zo goed mogelijk laten draaien voor de organisatie. Juist door die verschillende insteken kan je dit doen.

Hoe ga je om met al die verschillende meningen, achtergronden, normen en waarden en ideeën? Hoe draai je het zo dat het positief is en dat je het maximale uit ieders inbreng krijgt?

Dat is een grote uitdaging, vooral bij de start van een vergadergroep. Je kent elkaar immers niet en je moet afgaan op wat je hoort. Grote kans is dat wat iemand anders zegt niet helemaal past bij wat je zelf vindt of zelfs heel veel weerstand oproept. En omdat je hem of haar niet kent ga je er meteen tegenin. Zo loopt het vaak en soms duurt dit lang voordat het anders gaat.

Hoe kan je dit voorkomen? Hoe zorg je dat je met elkaar samenwerkt in plaats van elkaar tegenwerkt?

Daar heb ik 6 tips over.

Tip 1. Leer elkaar kennen.
Start een project of begint een raad of een bestuur met het werk en ken je elkaar niet of heel terloops? Of komen er veel nieuwe mensen in je groep? Trek tijd uit om iets informeels met elkaar te doen. Organiseer een lunch of een etentje of een borrel, regel een dagdeel om met elkaar kennis te maken. Zorg dat er een ontspannen sfeer is en praat zowel in de hele groep als in kleine groepjes met elkaar. Er moeten veel overeenkomsten zijn, je zit immers niet voor niks bij elkaar in het project, op de afdeling, in de raad of het bestuur. Hamer op het gedeelde belang. Ik raad je aan ook als de groep wat langer bij elkaar is af en toe iets informeels met elkaar te doen en bij te praten.

Tip 2. Bereid je vergaderingen goed voor
Zowel als voorzitter als deelnemer bereid je de vergadering goed voor. Wat is jouw mening over een onderwerp op de agenda. Wat denk je dat de anderen ervan vinden? Welke discussiepunten verwacht je? En wat is daarin jouw aandeel? Wat ga je zeggen? Als je elkaar wat kent weet je ongeveer hoe het zal gaan. Als je het van te voren bedenkt en voorbereid is je reactie inhoudelijk beter en reageer je bijna nooit geïrriteerd op elkaar.

Tip 3. Luister naar elkaar
Vaak berusten conflicten op misverstanden. Je denkt te weten wat iemand gaat zeggen en reageert daar al op. Doe dit niet. Luister goed. Als je dat moeilijk vindt: schrijf trefwoorden op van wat diegene zegt en ook wat je erop wilt antwoorden. Reageer niet meteen, maar haal een paar keer adem en overdenk je reactie. Spontaan reageren is vaak niet het beste als je wat geïrriteerd bent. Probeer te bedenken waarom iets gezegd wordt, soms is iets heel goed te plaatsen.

Tip 4. Scheid het persoonlijke en het inhoudelijke
Luister naar inhoud en niet reageer niet op de persoon, zijn of haar stem en gebaren. Het gaat niet om de boodschapper, maar om de boodschap. Je hoeft mensen niet aardig te vinden om goed mee te kunnen samenwerken.

Tip 5. Relativeer en zie de goede kanten van elkaar
Het is nooit zwart-wit. De ene keer ben je het oneens, de andere keer ben je het eens met elkaar. Denk daaraan voordat je reageert. Ga uit van dat de meeste mensen het goed bedoelen. Je bent immers voor dezelfde zaak bij elkaar. En hoe erg is het als je niet je zin krijgt deze keer? Meestal is dit heel goed te overkomen. Het zijn zelden zaken van leven en dood waarover conflicten ontstaan. Gun iemand een keer het voordeel van de twijfel of gun iemand een keer dat hij of zij een punt binnenhaalt. Als je begint met iemand wat te gunnen krijg je er meestal iets voor terug een volgende keer. Dus zeg een keer:’Oké, het is niet zoals ik het bedacht hebt, maar laten we het zo doen.’

Tip 6. Denk aan de sfeer
Iedere deelnemer aan een groep heeft verantwoordelijkheid voor de sfeer. Probeer de sfeer zo goed mogelijk te krijgen en te houden. Lach eens met elkaar, kijk naar de goede dingen en geef elkaar complimenten. Soms zijn het de kleine dingen die de samenwerking goed maken.

Ik wens je veel succes met je vergaderingen.

Carla

Je mag dit artikel gebruiken voor een tijdschrift, nieuwsbrief of website.
Wel het in het geheel overnemen en dit stukje toevoegen met een werkende link:
‘Door Carla van den Bos van Vergaderen doe je zo!
Ga naar
www.vergaderendoejezo.nl voor het aanvragen van het gratis e-boekje
‘In 5 stappen naar een leuke (vergader)groep’

 

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *