Interactie in je vergadering


3 september 2019 - 

Pas geleden gaf ik een workshop waarin ook de samenwerking met de bestuurder ter sprake kwam. De raad was tevreden over de samenwerking.

Maar zoals bij alles: het kan altijd beter. De bestuurder is erg enthousiast over alles wat er gebeurt en gaat soms wat snel voor een deel van de leden van de raad. Ook is hij niet altijd even duidelijk. Dat is geen onwil, maar hij verwacht voorkennis die er niet altijd is.

In de middag was de bestuurder bij de workshop en kwam dit even ter sprake.

Hij vroeg de leden van de raad hem te zeggen als hij te snel gaat of als iemand niet helemaal begrijpt. Dat lijkt me duidelijk. Als je in een gesprek of een vergadering iets niet of niet helemaal begrijpt: geef het meteen aan.

Daarnaast is het ook een verantwoordelijkheid van de bestuurder zelf, van elke spreker, om rond te kijken en te vragen of diegenen waar je iets aan verteld het begrijpen. Kijk goed naar je luisteraars als je iets in een groep zegt of iedereen het begrepen heeft en vraag ook of het duidelijk is.

Er is ook een taak voor de voorzitter. De voorzitter moet erop letten of de communicatie goed is. De voorzitter moet dus, net als de spreker, kijken naar de leden van de raad of het wel overkomt. Vaak kent de voorzitter de leden goed en ziet hij/zij als iets niet duidelijk is. Dan verschijnt er een vraagteken op een gezicht. ‘Huh? Wat zegt hij nu?’ ‘Waar heeft hij het over?’ Dus ook zonder dat iemand het zegt kan de voorzitter dit al ter sprake brengen.

Als extra hulpje kan na afloop van een toelichting de voorzitter vragen:Is het voor iedereen duidelijk? Dat geeft de mogelijkheid aan de leden om te zeggen dat het niet of niet helemaal duidelijk is of om verduidelijking te vragen.

Veel bestuurders praten met afkortingen voor zaken die voor hen dagelijk voor komen. Voor leden van een raad is dat ook dit soms niet duidelijk. Vraag het meteen.

Communicatie, en dus ook vergaderen, gaat uit van een interactie tussen diegenen die deelnemen.

Bij een duidelijk verschil in macht, zoals tussen een bestuurder en leden van een raad, is het prettig als degene met de meeste macht moeite doet om duidelijk te zijn.

Wil je meer weten over vergaderen? Wil je meer weten over notuleren?
Neem dan contact op
of koop de digitale cursus ‘Notuleren kan je leren’ via de website van Vergaderen Doe Je Zo! .

Met hartelijke groet,

Carla

Je mag dit artikel gebruiken voor een tijdschrift, nieuwsbrief of website.
Wel het in het geheel overnemen en dit stukje toevoegen met een werkende link:
‘Door Carla van den Bos van Vergaderen doe je zo!
Ga naar http://www.vergaderendoejezo.nl voor het aanvragen van het gratis e-boekje
‘In 5 stappen naar een leuke (vergader-)groep’

 

 

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *