7 Tips voor voorzitters


7 juli 2016 - 

7 Tips voor voorzitters
Ik heb in de loop der jaren heel veel geschreven over voorzitten van een
vergadering en veel tips gemaakt voor voorzitters.

Het lijkt me, zo aan het begin van de vakantie, goed om weer eens te komen met tips voor
voorzitters. Misschien heb je nu tijd om er even over na te denken.

Ik geef je hierbij 7 tips:

Tip 1. Zo krijg je meer grip op de vergadering
Grip op je vergadering krijg je door van te voren heel duidelijk het doel van de vergadering
én van de aparte agendapunten vast te stellen. Bereid het goed voor. Hoe beter je de
vergadering voorbereidt hoe meer grip je erop hebt en hoe meer je de resultaten eruit
krijgt die je wilt.

Tip 2. Zo word je de voorzitter die je zijn wilt
Eerst zul je moeten bepalen hoe je nu bent en hoe je wilt worden. Dan kun je het pad
bepalen hoe je wordt zoals je wilt zijn.
Denk hier goed over na.
Wat mis je om de voorzitter te worden die je wilt zijn?
Waarom mis je dat?
Kun je dat zelf bijspijkeren?

Tip 3. Zo bereid je de vergadering effectiever voor
Het is natuurlijk essentieel dat jij, als voorzitter, het heel goed voorbereidt.
Maak een goede agenda en een tijdsplanning. Bedenk hoe de vergadering zal gaan en
speel daar vast op in.
Jij stuurt ook de voorbereiding van de overige deelnemers.
Bij de meeste vergaderingen wordt de voorbereiding verwaarloost. Het begint pas als de
voorzitter de vergadering opent. Dat is jammer. Men mist hiermee heel veel
mogelijkheden om voor de vergadering al veel te doen.
Mijn tip hierbij is om als je met een grote(re) groep vergadert die op te splitsen in kleinere. Dat kunnen werkgroepen op thema zijn of willekeurige groepen. Als je met werkgroepen
op thema werk bereiden die hun eigen thema’s voor.
Met andere groepen verdeel je de agendapunten onder de groepen.
Uit de kleine groep rapporteert één iemand het terug in de vergadering.
Voordelen hierbij zijn: veel werk wordt nu voor de vergadering gedaan, je creëert meer
betrokkenheid onder de deelnemers, ze leren elkaar beter kennen en de vergadering is
korter omdat maar één iemand van een groep praat en het allemaal goed voorbereid is.
Nadeel is dat er voor de eigenlijke vergadering nog een keer vergaderd wordt.

Tip 4. Zo houd je de tijdsplanning beter in de hand
Maak van te voren een goed doordachte tijdsplanning voor de vergadering. Merk je tijdens
de vergadering dat een agendapunt meer tijd nodig heeft? Bedenk of een andere
agendapunt doorgeschoven kan worden naar de volgende vergadering. Kan dat niet? Is de
huidige discussie echt zo dringend? Zo niet: plan de rest van de discussie in de volgende
vergadering. Is het wel dringend en je kunt niet schuiven met de andere agendapunten?
Houd de discussie kort en wees streng!

Tip 5. Zo vat je het samen
Samenvatten van een discussie is één van de lastigste, maar ook één van de belangrijkste
taken van een voorzitter.
Hoe doe je dat? Je schrijft tijdens een spreekbeurt van iemand de kernwoorden op. Na de
spreekbeurt maak je daar één of twee zinnen van. Je vraagt of dit de essentie is. Zo ja: goed
samengevat. Zo nee: breid je samenvatting uit met wat miste.
Als iedereen gesproken heeft maak je van alle zinnen een verhaal. Dat is de samenvatting.
Vraag of er nog iets mist. Zo ja: vul het aan.
En: oefening baart kunst, ook hierbij.

Tip 6. Zo besluit je sneller op een manier, die gedragen wordt door de
deelnemers

Hierover heb ik al veel geschreven. Dit is een aanvullende tip die je veel tijd kan schelen bij
de besluitvorming.
Peil voor een besluit even hoe de meningen liggen. Doe het met handopsteken.
Formuleer je vraag duidelijk. Als je ziet dat er nauwelijks verschillende meningen zijn: ga
niet uitgebreid in discussie. Men is het al met elkaar eens.
Als je dit niet doet gaat iedereen alle argumenten voor en tegen de voorstellen vertellen
aan elkaar, terwijl dat helemaal niet nodig is. Nu hoef je alleen de juiste beslissing waar
iedereen achter staat te formuleren.

Tip 7. Zo zorg je voor sfeer
Het zorgen voor sfeer en een gevoel dat iedereen vrijuit kan praten is ook één van jouw
taken.
Stel mensen op hun gemak, wees vriendelijk en ondersteunend. Geef iedereen ruimte om
te praten. Rem dus veelpraters af en geef weinigpraters de vloer. Lach af en toe en wees
zelf ontspannen. Doe moeite hiervoor. Jij bent de bepalende factor in de sfeer.

Wil je meer tips of handvatten? Neem contact met mij op.

Ik wens je een heel prettige zomer!

Carla

 

Je mag dit artikel gebruiken voor een tijdschrift, nieuwsbrief of website.
Wel het in het geheel overnemen en dit stukje toevoegen met een werkende link:
‘Door Carla van den Bos van Vergaderen doe je zo!
Ga naar www.vergaderendoejezo.nl voor het aanvragen van het gratis e-boekje
‘In 5 stappen naar een leuke (vergader-)groep’.

 

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *