De notulist, 5 tips


16 juli 2019 - 

Ik notuleer al heel lang allerlei vergaderingen.
Toen ik jaren geleden werkloos werd en een vacature zag bij een notuleerbedrijf heb ik me meteen ingeschreven. Ik heb er freelance bijna 2 jaar regelmatig opdrachten voor uitgevoerd.

Ik vond het heel interessant, zo zag ik vergaderingen en plaatsen waar ik anders nooit zou zijn geweest.
Zoals een congres van een groot bouwbedrijf, een symposium over groenbeheer en commissievergaderingen in allerlei gemeenten.

Interessant vond ik ook dat de enige vraag die ik van opdrachtgevers kreeg was of ik het wel kon bijhouden.
En dat was en is nooit een probleem. Natuurlijk werden er met het notuleerbedrijf afspraken gemaakt over wat voor soort verslag het moest worden, samenvattend, uitgebreid of woordelijk en wanneer het klaar zou zijn. Dat moest altijd binnen 5 werkdagen.

Wat ik altijd vroeg aan degene die mij begroette was of ze een plattegrondje wilden maken met de namen van de deelnemers aan de vergadering.
Bij een congres of symposium vroeg ik de namen van de sprekers en de mensen waarvan ze verwachten dat die vragen zouden stellen. In die tijd nam ik elke vergadering of elke bijeenkomst op.

Inmiddels notuleer ik alleen nog voor de twee Cliëntenraden waar ik secretaris van ben.
En af en toe vrijwillig een vergadering. Natuurlijk had ik de eerste keer dat ik die vergaderingen notuleerde een verslag van de vorige vergadering en kon dus kijken hoe ze het gewend waren.

Wat moet je regelen als je ergens notuleert? Ik geef je hieronder 5 tips.

5 tips voor de notulist
Tip 1. Vraag en bepaal wat voor soort verslag gewenst is.
Hou hierbij rekening met het doel van het verslag en voor wie je het maakt. Is het een geheugensteuntje voor de deelnemers die elke week bij elkaar komen? Is het bedoeld voor de achterban? Is het bedoeld om over 5 jaar nog steeds te begrijpen te zijn?
Maak onderscheid tussen samenvattende, uitgebreide en woordelijke verslagen als je vraagt wat ze willen. Kijk naar verslagen van vorige vergaderingen en vraag of het zo bevalt.

Tip 2. Vraag en bepaal hoe je discussie weergeeft.
Gaat het om de grote lijn of willen de deelnemers aan je vergadering teruglezen wat ze gezegd hebben? Willen ze dan met voornaam genoemd worden of met ‘mevrouw …’ en ‘meneer …’?

Tip 3. Spreek af wanneer je uiterlijk het verslag klaar hebt en welke weg het dan gaat.
Zorg hierbij dat het snel na de vergadering klaar is, dan herinneren de deelnemers zich nog wat er gezegd is en kunnen ze eventueel onjuistheden corrigeren. Voor jezelf is dit ook fijn, jij herinnert je immers ook meer snel na de vergadering. Wil de voorzitter het verslag eerst zien voordat het naar de leden gaat?

Tip 4. Spreek af hoe deelnemers op- en aanmerkingen op het verslag kunnen maken.
Sturen ze tekstuele punten meteen naar de notulist? Naar de voorzitter?
Wordt het verslag besproken in de volgende vergadering of worden de discussiepunten eruit als agendapunt op de agenda gezet?

Tip 5. Zorg voor leesbaarheid en een prettig verslag.
Het is de bedoeling dat de deelnemers aan de vergadering het met plezier lezen. Zorg daarvoor en voor leesbaarheid. Maak korte zinnen en gebruik woorden die zij zelf ook gebruiken. Zorg voor een duidelijke layout.

Wil je meer weten over vergaderen? Wil je meer weten over notuleren?
Neem dan contact op
of koop de digitale cursus ‘Notuleren kan je leren’ via de website van Vergaderen Doe Je Zo!

Met hartelijke groet,

Carla

Je mag dit artikel gebruiken voor een tijdschrift, nieuwsbrief of website.
Wel het in het geheel overnemen en dit stukje toevoegen met een werkende link:
‘Door Carla van den Bos van Vergaderen doe je zo!
Ga naar http://www.vergaderendoejezo.nl voor het aanvragen van het gratis e-boekje
‘In 5 stappen naar een leuke (vergader-)groep’

 

 

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *