Samenvatten, hoe doe je dat?


7 januari 2016 - 

Hoe vat je samen_Voor sommige voorzitters is het samenvatten tijdens een discussie lastig.
Ik kreeg er pas weer een vraag over. Elke voorzitter krijgt ermee te maken. Het is zijn/haar taak om te zorgen dat betogen samengevat worden. Je kunt natuurlijk aan iemand anders vragen het samen te vatten of aan de spreker zelf. Maar meestal wil de voorzitter het doen en zo de lijn in de discussie houden.

Wanneer vat je iets samen?
Je kunt kiezen of je na elke spreker hetgeen hij/zij gezegd heeft samenvat of na een paar sprekers of aan het eind van de discussie. Het hangt vooral van het agendapunt af wat je kiest. Als het een agendapunt is met veel discussie is het handig als je vaker hetgeen al gezegd is samenvat. Bij andere agendapunten vat je het aan het einde van de discussie, voor de besluitvorming, samen.
Voordeel van het samenvatten per spreker is dat iedereen zich gehoord voelt. Je geeft duidelijk aan dat je geluisterd heb. Diegene kan ook meteen zeggen als het niet klopt of niet helemaal klopt.
Nadeel: het kost meer tijd en moeite en het vertraagt de discussie.
Na een paar sprekers samenvatten wat gezegd is doe je vooral als je merkt dat de vaart er wat uit is. Dan vat je het samen en vraagt of er nog meer te zeggen is over dit onderwerp.
Vat in ieder geval aan het eind van een discussie het samen. Als je dat goed doet kom je heel makkelijk tot een besluit.

Hoe vat je het samen per spreker?
Schrijf trefwoorden op als iemand praat. Dat is ook handig om te zien of iemand zichzelf herhaalt of hetzelfde zegt als iemand anders. Van deze trefwoorden maak je je samenvatting.

Wat vat je samen per spreker?
Een betoog bestaat soms uit nieuwe informatie en meestal uit een mening en een oplossing of richting waarin de spreker wil dat het gaat. Dit laatste is belangrijk als er een besluit genomen moet worden over het onderwerp.
Maak van al deze stappen een aparte zin in je samenvatting. Dus bijvoorbeeld zo: Annemarie zegt dat het rapport niet helemaal klopt, zij vult het aan met … Zij vindt dat we voor oplossing b moeten kiezen omdat … . Ze ziet de procedure als volgt…
Merk je dat iemand wel een mening geeft maar niet zegt hoe hij/zij verder ermee wil? Vraag dat meteen.

Hoe maak je een samenvatting van het geheel?
Als je systematisch op hebt geschreven wat iedereen ervan vindt en welke oplossingen aangedragen worden is het niet zo lastig om daar een samenvatting van te maken.
Je kijkt wat aan extra informatie wordt gegeven. Klopt er iets niet? Mist er nog iets volgens de sprekers?
Welke argumenten worden aangedragen? Wat vindt men belangrijk?
Je kijkt hoe de meningen verdeeld zijn of niet verdeeld zijn. Is men het eens?
Zo ja, dan zeg je dat. Zo nee, waar liggen de verschillen?
Welke oplossingen worden gegeven?
Dit alles vertel je heel beknopt in je samenvatting.

Met oefenen kom je heel ver. Het gaat je dan steeds makkelijker af.

Ik wens je veel succes met het samenvatten tijdens je vergaderingen.

Carla

Je mag dit artikel gebruiken voor een tijdschrift, nieuwsbrief of website.
Wel het in het geheel overnemen en dit stukje toevoegen met een werkende link:
‘Door Carla van den Bos van Vergaderen doe je zo!
Ga naar
www.vergaderendoejezo.nl voor het aanvragen van het gratis e-boekje
‘In 5 stappen naar een leuke (vergader)groep’

6 reacties op Samenvatten, hoe doe je dat?

  1. Geertjan Benus schreef:

    Samenvatten is vooral lastig als het vergaderonderwerp in zichzelf al complex is. Dan kan het ook nog zijn dat een deelnemer aan het onderwerp een eigen item toevoegt. Die maakt daarmee het onderwerp nog complexer. Ook in die zin is het de taak van de voorzitter een schifting aan te brengen: hoort de uitbreiding nog wel bij de vraagstelling?

    Brengt de voorzitter die schifting niet aan, gaat de verslaglegger uit van de intentie van de sprekers. De verslaglegger heeft in dat geval louter te maken met de intentie van de deelnemers.

    Het is ook mogelijk een samenvatting te schrijven na afloop van de vergadering op basis van de inhoudelijk geformuleerde conclusie van de voorzitter in het geval de deelnemers aan de vergadering zonder meer akkoord gaan met die conclusie. De verslaglegger maakt dan gebruik van de inbreng door vanuit die inbreng naar de conclusie toe te schrijven. Staan argumenten haaks op de conclusie, zijn die argumenten te benutten in termen van: “ondanks de overweging van”…. et cetera. Het risico van deze werkwijze is dat sommige deelnemers zich pas bij het verslag kunnen gaan realiseren op welke wijze hun inbreng is benut.

    • Carla schreef:

      Dank je wel voor je reactie, Geertjan. De taak van een voorzitter is behoorlijk complex. Daarbij hoort inderdaad ook mensen bij het onderwerp houden. Daar heb ik vaker een artikel over geschreven. Dit artikel gaat over het samenvatten door de voorzitter tijdens de discussie, tijdens het agendapunt. Een verslag schrijven, notuleren is iets heel anders. Daar heb ik ook wel vaker over geschreven.
      Met hartelijke groet,
      Carla

  2. Frank schreef:

    Een samenvatting kan ook met visuele notulen. Worden ook meer bekeken dan gewone notulen. Beeld helpt het geheugen. Kijk ook eens op http://www.visueel-faciliteren.nl

    • Carla schreef:

      Dank je wel, Frank, voor de reactie.
      Het gaat echter in dit artikel over het samenvatten door de voorzitter tijdens het agendapunt. Dus niet over het samenvattende verslag. Dat is een heel ander onderwerp, waar ik ook wel vaker over een artikel over geschreven heb.
      Met hartelijke groet,
      Carla

  3. Jos Frantzen schreef:

    Beknopt en goed samengevat hoe een verslag gemaakt kan worden en feitelijk ook een vergadering geleid kan worden. Het lijkt eenvoudig maar de praktijk is weerbarstiger. Terecht wordt dan ook benadrukt dat oefenen, toepassen, van deze eenvoudige instructie essentieel is.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *