Een ieder wil wat zeggen

Via de mail kreeg ik een uitgebreide vraag over wekelijkse werkbesprekingen
die ik graag in dit artikel behandel.

Ze mailt: ‘Het werk verloopt vlotjes. Maar als we besprekingen houden loopt het
faliekant mis: te lang, teveel uiteenlopende onderwerpen, een ieder wil wat zeggen,
elk discussiepunt wordt over en weer benadert door elke aanwezige.’

De kern in de vraag is ‘een ieder wil wat zeggen’. Daardoor duurt het lang,
praat je over uiteenlopende onderwerpen en voelt het chaotisch.

Ik geef je 3 tips.

Tip 1. Zorg dat de vergadering goed wordt voorbereid.
Zorg dat iemand, of een klein groepje, elk agendapunt voorbereid.
Vraag daarbij dat hij/zij noemt welke discussiepunten er in zijn, welke
besluiten er over genomen moeten worden en hoe het verder behandeld kan worden.
Dit persoon leidt kort het punt in en hij of zij is verantwoordelijk voor de voortgang van
het onderwerp.

Tip 2. Zit strak voor en hou het kort.
Zorg dat mensen zichzelf en vooral anderen niet herhalen. Vraag dus na de eerste persoon
die iets gezegd heeft of er andere meningen of aanvullingen zijn. De voorzitter mag, moet
zelfs, zeggen dat iemand zichzelf herhaald of dat iemand anders dit al gezegd heeft.

Tip 3. Vat regelmatig samen wat er gezegd is.
En is alles gezegd? Neem een besluit en ga verder naar het volgende punt.

Als je dit allemaal al geprobeerd hebt?
Dan heb ik twee leuke en soms confronterende oefeningen voor je. Het vraagt wel de medewerking van iedereen.

Oefening I. Wissel van gezichtspunt.
Vraag iedereen de rol van iemand anders op zich te nemen.
Dus jij vertelt wat Herman ervan vindt, Herman vertelt wat Heleen erover wil zeggen
enzovoorts. Wees wel duidelijk wie welke rol toebedeeld krijg.

Oefening II. Zeg alleen iets nieuws.
Vraag iedereen van te voren, en tijdens de bespreking, op te schrijven wat hij of zij wil
zeggen. Dan begin je de behandeling van een agendapunt. Mensen mogen alleen iets
nieuws zeggen. Dus als iets gezegd wordt wat ze op hebben geschreven dan strepen ze het
door en zeggen ze het niet.
Als je het te lastig vindt kan je dit alleen vragen aan de mensen die veel praten.

Ik vind het meestal verrassend en nuttig wat er uit deze oefeningen komt.
Je leert je in te leven in elkaar en beter te luisteren.

Ik wens je een fijne, korte vergadering!

Met hartelijke groet,
Carla

Je mag dit artikel gebruiken voor een tijdschrift, nieuwsbrief of website.
Wel het in het geheel overnemen en dit stukje toevoegen met een werkende link:
‘Door Carla van den Bos van Vergaderen doe je zo!
Ga naar www.vergaderendoejezo.nl voor het aanvragen van het
gratis e-boek ’In 5 stappen naar een leuke (vergader)groep’