Voorkom sleur in je vergadering

Zoals jullie weten vraag ik aan elke nieuwe abonnee op de VergaderSter waar hij of zij tegen aan loopt in de vergaderingen. De laatste tijd heb ik weer een aantal interessante vragen gekregen.

Vandaag gaat het over deze vraag:
ik ben nu zo’n 10 jaar als voorzitter van onze groep degene die ongeveer 10 keer in 1 jaar de vergaderingen plant, de agenda punten samenstelt, (incl gesprekstijden, besluitvormend/ informerend, “eigenaar” van het onderwerp), en ik notuleer het ook maar gelijk. Ik vind het nog steeds leuk om te doen, maar ervaar wel dat we in een vast rollenpatroon terecht zijn gekomen, sleur dreigt terwijl we genoeg te vergaderen hebben. Graag je tips om eens wat verfrissends te gaan doen.

Elke vergadering heeft een eigen dynamiek, dat komt door de onderwerpen waar je over praat, over de mensen waarmee je vergadert, de cultuur binnen de organisatie, de werkdruk en nog wat factoren. Wat je moet zien te voorkomen is dat je na een tijdje steeds hetzelfde doet en zegt. Sleur dreigt, zoals hierboven wordt gezegd. Dat is jammer, zeker als je genoeg hebt om over te vergaderen.

Zo zorg je dat het leuk blijft, 5 tips:

1. Zorg als voorzitter voor sfeer.
Dat betekent niet dat je moppen moet vertellen, maar wel dat het jouw taak is te zorgen dat mensen met plezier naar de vergadering komen. Hoe je dat doet is afhankelijk van jouzelf, van de medevergaderaars en de onderwerpen waar je over praat. Wees vriendelijk, belangstellend, zorg voor lijn in je vergadering en wijk weinig af van de agenda en de tijdsplanning.

2. Doe regelmatig iets met elkaar naast het vergaderen.
Als je eens in het half jaar of jaar een uitje met elkaar organiseert, of af en toe een lunch of borrel samen hebt leer je elkaar beter kennen. Hierdoor vergader je makkelijker en weet je ook beter waarom iemand iets zegt of doet tijdens een vergadering. Dit zorgt voor meer sfeer en voorkomt sleur. Dus: doe vaker iets leuks samen!

3. Gebruik af en toe een andere werkvorm dan met elkaar rond de tafel zitten en praten.
Denk hierbij bijvoorbeeld aan korte gesprekken met tweetallen, een actieve benadering van een onderwerp, een wandeling om te brainstormen, staand vergaderen en veel andere mogelijkheden. Wil je hier meer over weten: zoek op ‘werkvormen vergaderen’.

4. Evalueer regelmatig je vergadering
Plan dit bewust in en loop alle aspecten langs, van inhoud tot frequentie, duur en vorm en evalueer ook de rol van de voorzitter, de secretaris en de notulist. Probeer het zo opbouwend mogelijk te doen. Dus niet: dit gaat niet goed, maar hoe kunnen we het verbeteren. Vraag mensen hierover actief mee te denken.

5. Rondjes
Als je werkt met rondjes om meningen te peilen, doe het dan eens anders dan te beginnen met diegene naast je en rond te gaan. Begin bijvoorbeeld bij diegene die minder makkelijk praat en geef hem of haar ruimte om een mening te geven. Zorg bij rondjes dat mensen alleen aanvullende dingen zeggen. Als iets al is gezegd hoeft het niet herhaald te worden.
Ik wens jullie veel succes ermee!

Wil je meer tips of handvatten? Neem contact met mij op.

Met hartelijke groet,

Carla