Tijdsplanning: 5 Tips om afdwalen en uitlopen te beperken

Bij de voorbereiding van workshops die ik geef vraag ik wat de grootste worsteling is bij hun vergadering. Dit heb ik ook aan de abonnees van de VergaderSter gevraagd. Van hen heb ik ruim 350 antwoorden terug gehad.

Vier onderwerpen springen er uit: het voorzitten, de tijdsplanning, de voorbereiding en om mensen betrokken en bij de agendapunten te houden.

Hieronder geef ik je 5 tips om afdwalen in je vergadering te beperken en grip op je tijdsplanning te krijgen. Tijdens workshops ga ik er natuurlijk veel uitgebreider op in.

De 5 tips:

Tip 1. Bereidt je vergaderingen goed voor.
Hoe beter je het voor bereidt hoe minder er over aanverwante onderwerpen gepraat wordt. Bij een goede voorbereiding bespreek je de agendapunten inhoudelijk en diepgravend en krijg je dus beter onderbouwde besluiten.

Tip 2. Maak een tijdsplanning en hou je eraan.
De tijdsplanning vermeld je op de agenda, zodat het iedereen duidelijk is hoeveel tijd voor welk agendapunt ingepland is.

Tip 3. Voorzitter: vraag mensen beknopt en to the point te zijn.
Zeg aan het begin van een agendapunt hoeveel tijd voor het hele agendapunt uitgetrokken is en hoe lang je elk individu wilt laten praten. Wees duidelijk over de structuur.

Tip 4. Wees streng, zowel voor jezelf als voor de andere deelnemers aan de vergaderingen.
Als jezelf geconcentreerd bent in de vergadering en je aandacht richt op de agendapunten en de tijd kan je daar makkelijk mensen op aanspreken.

Tip 5. Voorzitter: vat regelmatig het gezegde samen.
Na het samengevat te hebben vraagt hij of zij of mensen aanvullingen hebben. Hierdoor voorkom je dat mensen zichzelf en anderen herhalen en hou je de vaart erin.

Wil je meer weten?
Ik geef jou en je vergadergroep graag een workshop. Dat kan een korte van een dagdeel zijn, of zoveel langer als jullie wensen.

Ik wens je veel vergaderplezier!

Carla

Je mag dit artikel gebruiken voor een tijdschrift, nieuwsbrief of website.
Wel het in het geheel overnemen en dit stukje toevoegen met een werkende link:
‘Door Carla van den Bos van Vergaderen doe je zo!
Ga naar www.vergaderendoejezo.nl voor het aanvragen van het gratis e-boekje
‘In 5 stappen naar een leuke (vergader)groep’