Formele en informele macht in een vergadering

Dit is het tweede artikel over macht. Twee weken geleden verscheen ook een artikel,
dat ging over wat macht is.
Dit artikel gaat specifiek over macht in een vergadering.
Hierbij onderscheid ik formele en informele macht.

Formele macht
Als je het over formele macht in een vergadering hebt heb je het over de macht die de
vergadering geeft aan iemand of meerder mensen die een functie hebben voor de
vergadering.
Dat zijn de voorzitter, de secretaris, de penningmeester en soms de vicevoorzitter. In de
meeste vergadering vormen zij het dagelijks bestuur van de vergadering. Zij bereiden de
vergaderingen voor, handelen een deel van de lopende zaken af en zijn het gezicht naar
buiten.

Sinds kort ben ik ambtelijk secretaris bij een ondernemingsraad. Ik heb met Vergaderen
doe je zo! allerlei trainingen en workshops aan ondernemingsraden gegeven. Ik ging er van
uit dat het dagelijks bestuur van een OR de voorzitter, de secretaris en de vicevoorzitter
zou zijn. Daar heb ik ook de gesprekken mee gevoerd in het begin. Vorige week, na ruim
anderhalve maand daar te werken, kwam ik er achter dat het dagelijkse bestuur van deze
ondernemingsraad uit meer mensen bestaat. Zo zie je dat kennis en ervaring soms
remmend kan werken.

Tip 1: Begrijp je niet goed hoe de machtsstructuur vorm gegeven is?
Vraag het!

Het prettige aan de formele machtsstructuur is dat de taken van te voren besproken zijn en
dat iedereen daarmee ingestemd heeft. En de mensen die op zo’n manier macht hebben
binnen de vergadering moeten verantwoording afleggen over hetgeen ze doen. Soms gebeurt dat niet. Dan is het aan de vergadering om in te grijpen. Jullie geven macht aan
een voorzitter of aan een dagelijks bestuur, jullie kunnen die ook weer terugnemen.

Tip 2. Ben je niet tevreden over hoe er met macht om wordt gegaan?
Maak het bespreekbaar en spreek met elkaar af wat wel werkbaar is en
prettig wordt gevonden.

Informele macht
Informele macht is veel lastiger om te controleren. Iemand heeft informele macht
bijvoorbeeld omdat hij/zij
– een flinke tijd lid is van de vergadering,
– een sterke persoonlijkheid heeft,
– veel kennis over en/of ervaring met de onderwerpen waar jullie over vergaderen heeft,
– een harde stem heeft,
– altijd gelijk wil hebben,
– goed is in het bespelen van mensen.
De laatste paar eigenschappen zijn negatief voor en in een vergadering.

Tip 3. Merk je dat iemand veel informele macht heeft en wil je dat
veranderen?
Bespreek het eerst met hem of haar. Lukt het zo niet? Bespreek het met de
voorzitter. Lukt het nog altijd niet om het te veranderen? Maak er een
agendapunt van en bespreek met elkaar hoe je wilt dat de vergadering is en
wat de rol is van de leden. Ik wens je daar veel succes mee, want het is lastig.

Macht is een interessant punt om een keer over te praten binnen je
vergadering.
Hoe wil je dat er mee omgegaan wordt? Hoe gaat het nu? Is iedereen daarover tevreden?
Wat is te veranderen? Hoe ga je het veranderen? Hoe hou je grip op macht?

Ik wil je hier natuurlijk graag bij helpen. Wil je een keer over macht binnen je vergadering
praten en heb je daar hulp bij nodig? Bel of mail mij en we maken een afspraak.

Veel plezier en succes met je vergaderingen!
Carla

Je mag dit artikel gebruiken voor een tijdschrift, nieuwsbrief of website.
Wel het in het geheel overnemen en dit stukje toevoegen met een werkende link:
‘Door Carla van den Bos van Vergaderen doe je zo!
Ga naar www.vergaderendoejezo.nl voor het aanvragen van het gratis e-boekje
‘In 5 stappen naar een leuke (vergader-)groep’.