Afspraken maken en nakomen

Zoals je waarschijnlijk wel gemerkt hebt krijg ik veel vragen over vergaderen.
Laatst kwamen er 2 vragen over het maken van afspraken en het nakomen ervan.

Ik raad elke vergadergroep aan om te werken met een actielijst. Of
actiepuntenlijst net hoe je het wilt noemen. Hierop staat:
– de datum dat het voor het eerst besproken is in de vergadering. Dat is handig, dan kan je
nazoeken wat er precies over gezegd is.
– het onderwerp en wat er gedaan moet worden.
– wie het gaat doen.
– op welke termijn het klaar moet zijn. Ook dat is essentieel om te vermelden. Iets wat
immers pas over 3 maanden klaar moet zijn vraagt op een heel andere manier aandacht
dan iets wat uitgezocht wordt en waar volgende week over besloten moet worden.

Loop elke vergadering de actielijst langs en kijk wat gedaan is en er dus af kan
en of punten bijgesteld moeten worden.

De controle op de actielijst is een taak van de voorzitter. Tussen de vergaderingen
in houdt hij of zij bij wat dringend is en spreekt daar diegene op aan die het uit zou voeren.

Het maken van afspraken of het opnemen van taken in een vergadering moet
op een goede manier gebeuren. Het moet gaan om iets waarvan de hele vergadering
vindt dat het moet gebeuren, ook de termijn waarin het gedaan moet worden moet door de
vergadering gedragen worden.

Diegene die het gaat uitvoeren moet het zelf toezeggen. Taken toeschuiven aan
mensen die niet aanwezig zijn werkt meestal niet. Als hij of zij het niet wil doen blijft het
hangen tussen de vergaderingen in en gebeurt het niet.

Zorg bij belangrijke taken dat het duidelijk is wat iemand moet doen.

Is het veel werk? Stel een werkgroep in. Samen werkt het makkelijk en je verdeelt het werk.

Heb je een taak op je genomen en merk je dat je er niet aan toekomt of dat er
hulp bij nodig is? Vertel het meteen. Dat doe je in een vergadering of aan de voorzitter.
Zoek samen naar een oplossing. Jij bent verantwoordelijk voor de taak die je toegezegd
hebt te gaan doen. Je moet dus ook zorgen dat iemand anders het doet als jij het niet kan
doen.

Heerst er een sfeer in je vergadergroep dat je elkaar niet aanspreekt op
verantwoordelijkheden? Verander dat meteen! Praat er over, maak het een agendapunt, zorg dat de voorzitter mensen er op aanspreekt.

Wil je meer tips of handvatten? Neem contact met mij op.
Ik wens je veel succes en plezier met je vergaderingen,

Carla

Je mag dit artikel gebruiken voor een tijdschrift, nieuwsbrief of website.
Wel het in het geheel overnemen en dit stukje toevoegen met een werkende link:
‘Door Carla van den Bos van Vergaderen doe je zo!
Ga naar www.vergaderendoejezo.nl voor het aanvragen van het gratis e-boekje
‘In 5 stappen naar een leuke (vergader)groep’