Het structureren van je vergadering

Pas kreeg ik deze vraag: ‘Er wordt per thema vergaderd : bijvoorbeeld personeel of finance. Onder die thema’s zit dan van alles (informatie, problemen, beslissingen etc).
Is er een manier van werken om hier veel gestructureerder mee om te gaan?’.
Dank voor je vraag, Corine!

Het structuren van je agendapunten en het van te voren aangeven hoe je dit gaat doen scheelt veel. Je vergadert korter erdoor en je bespreekt de onderwerpen met meer diepgang.

Hoe doe je het?

Per thema vergaderen is prima, dan is dat duidelijk.

Het onderwerp behandel je op de volgende manier, in 4 fasen. Je geeft ook aan in je agenda dat je het zo doet. En dan als laatste plan je de evaluatie.

1. Informatie
Van te voren stuur je alle informatie aan alle deelnemers op. Vragen ter verduidelijking kan je van te voren laten stellen. Stuur de vraag en het antwoord dan ook naar iedereen op. Zorg dat iedereen van alles op de hoogte is.

2. Toelichting en vragen
Is het een ingewikkeld onderwerp? Vraag een deskundige het toe te lichten. Ideaal is als je de toelichting en de vragen in een vergadering plant en de volgende vergadering de beslissing erover neemt.

3. Discussie
Nu is alle informatie aan iedereen duidelijk. Wat vindt men ervan? Tijd voor discussie en meningsvorming.
Zorg dat in de discussie alle meningen aan bod komen en dat mensen eerst vertellen wat ze vinden en in de tweede ronde pas reageren op elkaar.
Er zijn veel manieren om discussie te stroomlijnen, daar schrijf ik binnenkort weer eens een artikel over.

4. Besluitvorming
Nu is zowel de informatie als wat alle deelnemers ervan vinden duidelijk.
Formuleer als voorzitter nogmaals de vraagstelling waarover besloten moet worden. Vat samen wat er uit de discussie is gekomen. Misschien is iedereen het eens. Vertel dat dan ook. Zijn er verschillende meningen? Vertel de voor- en tegenargumenten. Hoe besluiten jullie? En weet iedereen dat? Bij meerderheid of wil je dat het besluit door iedereen gedragen wordt? Dat vraagt een ander besluitvormingsproces. Besluit en formuleer het besluit nogmaals. Vraag of dit is wat men wil.
Over besluitvorming heb ik vaker geschreven. Er zijn veel manieren om dit te doen.

Wil je meer tips of handvatten? Neem contact met mij op.
Ik wens je veel succes en plezier met je vergaderingen,

Carla

Je mag dit artikel gebruiken voor een tijdschrift, nieuwsbrief of website.
Wel het in het geheel overnemen en dit stukje toevoegen met een werkende link:
‘Door Carla van den Bos van Vergaderen doe je zo!
Ga naar www.vergaderendoejezo.nl voor het aanvragen van het gratis e-boekje
‘In 5 stappen naar een leuke (vergader)groep’