Luisteren

Zoals een deel van de lezers weet heb ik op dit moment een, tijdelijke, baan naast mijn eigen bedrijf. Ik ben ambtelijk secretaris van een ondernemingsraad. Het is leuk, interessant en afwisselend werk. Leuk is ook een langere tijd met één groep te werken.

Wat mij opvalt dat het altijd lastig is om naar elkaar te luisteren. Iedereen wil vooral zijn/haar eigen ideeën en meningen kwijt en de rest overtuigen van de juiste insteek daarvan.

Pas zat ik bij een vergadering met een vrij kleine groep uit de ondernemingsraad. Het was een onderwerp dat mensen ook persoonlijk raakt. Dat maakt het extra lastig om te luisteren en de mening van anderen te wegen. Men raakt geëmotioneerd erbij.

Hieronder behandel ik wat de voorzitter kan doen en wat je als deelnemer kan doen. Bij het deelnemer deel behandel ik diegene die er emotioneel bij betrokken is en de rest.

Hoe kan je dit in goede banen leiden als voorzitter?
1. Luister goed naar wat iedereen te zeggen heeft.
2. Schrijf trefwoorden op tijdens een betoog.
3. Merk je dat iemand zichzelf of haarzelf herhaalt? Kap het af, zeg dat diegene dit al gezegd heeft.
4. Vat het samen. Vraag of het klopt.
5. Zorg dat je alleen mensen aan het woord laat die iets anders zeggen of iets toevoegen. Als iemand hetzelfde gaat zeggen: kap dat af en zeg dat dit al door .. is ingebracht.
6. Vat aan het einde samen wat er door de sprekers gezegd is.
7. Filter hieruit wat de algemene mening erover is. Vertel die ook.
8. Besluit erover.

Hoe zorg je dat je als deelnemer niet alleen aan het zenden bent?
1. Schrijf op in trefwoorden wat je wilt zeggen.
2. Heb je alle trefwoorden verteld? Dan hoef je het niet nog een keer te doen. De voorzitter vat je mening samen en dat is het.
3. Heb vertrouwen in de rest van de vergadering. Men heeft naar je geluisterd en weet wat je wilt en denkt.
4. Wacht tot het einde van de ronde. Heb je dan nog iets toe te voegen, doe het dan.

Hoe zorg je dat je als deelnemer aan het woord komt als de emoties hoog op lopen?
1. Schrijf op in trefwoorden wat je wilt zeggen.
2. Zeg tegen de voorzitter dat je iets wilt toevoegen.
3. Probeer de rest rustig te krijgen door op een ontspannen en vriendelijke manier je mening te geven. Praat iets langzamer dan je normaal doet, dat schept ook rust.
4. Vind je dat de emoties te hoog op lopen? Vraag de voorzitter in te grijpen.
Doe dit ook op een rustige en vriendelijke manier.

Het is lastig om om te gaan met emoties. Bespreek dat na afloop van de vergadering. Bekijk hoe je als groep hiermee om kunt en wilt gaan. Heb oog voor waar mensen nauw bij betrokken zijn, wat hen raakt. Maar laat het niet de leidraad voor je vergadering worden.

Ik wens je rustige en inhoudelijk goede vergaderingen toe!

Carla

Je mag dit artikel gebruiken voor een tijdschrift, nieuwsbrief of website.
Wel het in het geheel overnemen en dit stukje toevoegen met een werkende link:
‘Door Carla van den Bos van Vergaderen doe je zo!
Ga naar www.vergaderendoejezo.nl voor het aanvragen van het gratis e-boekje
‘In 5 stappen naar een leuke (vergader)groep’