Duo voorzitten


6 juni 2019 - 

Pas kreeg ik een mail van iemand die voor het eerst een vergadering met veel deelnemers zou gaan voorzitten.

Ze vroeg om tips. Ik heb haar tips gemaild.

Na afloop bedacht ik dat ik één tip vergeten ben, namelijk de mogelijkheid om met 2 (of meer) mensen een vergadering voor te zitten.

Ik heb in het verleden regelmatig grote internationale vergaderingen voor gezeten.
Dat waren vergaderingen met meer dan 100 deelnemers en in verschillende talen, dus met tolken. We deden we vaak met 3 mensen.
De eerste was de technische voorzitter, die zorgde dat de agenda aan bod kwam.
De tweede hield de tijd in de gaten en gaf de technische voorzitter een seintje als het uitliep.
De derde keek bij de punten waar inbreng van allen gevraagd werd wie het woord wilde en maakte daar een lijstje van. We hadden tekens als je wilde reageren op wat iemand zei. Zij hadden voorrang op de mensen die een algemeen praatje over het agendapunt wilde maken.
Ik vond het heel relaxt werken.

Het idee om met 2 mensen een vergadering voor te zitten is ook toepasbaar op andere vergaderingen met meer dan 10 mensen.

Het is prettig als je als voorzitter alleen maar bezig hoeft met de agenda, de inhoud en met het zorgen dat de vergadering goed verloopt.
Je hebt al genoeg taken zoals de agenda afwerken, samenvatten wat iemand zegt, samenvatten aan het eind van de discussie, een beetje sturen op inhoud en de sfeer bewaken.

Als je het letten op de tijd aan iemand anders kan overlaten scheelt dat veel energie.
Diegene die de tijd bijhoudt kan natuurlijk wel gewoon meepraten over de agendaonderwerpen. Hij of zij heeft alleen een extra taak.

Als je liever hebt dat iemand anders bijvoorbeeld aan het eind van de discussie het samenvat kan je ook daar iemand voor zoeken.

Je hoeft niet alles zelf te doen als voorzitter, je bent er verantwoordelijk voor dat het gebeurt.


Wil je meer weten over vergaderen?
Wil je met mij praten over het stroomlijnen van je vergaderingen?
Neem dan contact op.

Met hartelijke groet,

Carla

Je mag dit artikel gebruiken voor een tijdschrift, nieuwsbrief of website.
Wel het in het geheel overnemen en dit stukje toevoegen met een werkende link:
‘Door Carla van den Bos van Vergaderen doe je zo!
Ga naar http://www.vergaderendoejezo.nl voor het aanvragen van het gratis e-boekje
‘In 5 stappen naar een leuke (vergader-)groep’

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *