Notulen meteen klaar en gecorrigeerd!

Op 29 november gaf ik een workshop Vergaderen 2.0 tijdens het Open Innovatie Festival in Ede. De Open Innovatie Festivals vind ik een heel inspirerend idee. 20 gemeentes in heel Nederland hielden een Open Innovatie Festival. De uitvoering in Ede was divers en origineel. Een leuk festival dus! Ik hoop dat de gemeente Ede het volgend jaar weer organiseert.

De workshop Vergaderen 2.0 gaat over Het Nieuwe Werken, wat ook een andere manier van het organiseren van vergaderingen vraagt. Bij Het Nieuwe Werken hoort ook het vergaderen op afstand, bijvoorbeeld met teleconferenties. En zoals in al mijn workshops is slimmer vergaderen en snelle(re) besluitvorming een onderdeel.

Tijdens de workshop kreeg ik van één van de deelnemers een goede tip. Hij was enthousiast over de manier hoe ze bij zijn vorige werk de notulen maakten. Het is een manier om gebruik te maken van technieken, die vaak gebruikt worden en die in de meeste vergaderruimtes aanwezig zijn. Hartelijk bedankt voor de tip!

De tips is: Maak tijdens een vergadering de notulen op een laptop en projecteer het.

Beamen tijdens Wageningse Workshopdag

Iedereen ziet wat er genotuleerd wordt en vult het tijdens de vergadering aan en corrigeert het. De notulen zijn aan het einde van de vergadering klaar. Net als natuurlijk de actie- en de besluitenlijst.

Iedereen kan na de vergadering meteen met de taken, die hij of zij toegezegd heeft te gaan doen, beginnen. Vaak wordt gewacht met het uitvoeren van taken totdat de notulen er zijn omdat men niet meer precies weet wat hij of zij zou gaan doen. In de notulen is het dan duidelijk geformuleerd. Met deze manier van verslaglegging hoeft er niet meer gewacht te worden op de notulen.

Tijdens de volgende vergadering wordt het agendapunt ‘Notulen vorige vergadering’ overgeslagen. Dit is vaak een langdurend agendapunt. Met deze methode heb je over de notulen tijdens de vorige vergadering al gepraat. Je kan dus meteen aan de ‘echte’ agendapunten beginnen.

Deze manier van notuleren scheelt veel tijd en voorkomt onnodige discussie over wie wat wel of niet gezegd heeft.

Reacties zijn welkom hieronder!