Vorige week vroeg ik de lezers van de VergaderSter om onderwerpen voor dit artikel in de laatste VergaderSter van dit jaar. Voor nummer 26. Ik heb dus elke twee weken in 2011 een VergaderSter met tips om slimmer te vergaderen uitgebracht.

Op mijn vraag kwamen veel reacties. Daarvoor wil ik jullie hierbij van harte bedanken. De onderwerpen, die nu niet als hoofdartikel in deze VergaderSter door mij beschreven en behandeld worden, zal ik bewaren en wellicht in één van de volgende VergaderSterren behandelen.

Veel van de reacties waren verzoeken om tips over timemanagement binnen vergaderingen. Ik heb daar al eerder over geschreven, bijvoorbeeld ‘10 Tips om Korter te vergaderen’. Die tips kan je naast dit artikel gebruiken als je korter wilt vergaderen en meer grip op de tijdsplanning van je vergadering wilt krijgen.

Dit artikel gaat er dieper op in. Wytske Dijkstra van Massagepraktijk In2flow wist het het mooist te verwoorden. Zij noemde het ‘afdwalen en uitlopen’.

7 Tips om afdwalen en uitlopen te voorkomen:
1. Bereid je vergaderingen goed voor.
2. Maak een tijdschema en hou je eraan.
3. Wees streng, zowel voor jezelf als voor de andere deelnemers aan je vergaderingen.
4. Stel regels op hoe lang iemand mag praten over een onderwerp.
5. Zorg dat mensen weten hoeveel tijd ze hebben voor het onderwerp. Geef alle deelnemers aan je vergadering bijvoorbeeld 2 minuten voor een eerste reactie en nog eens 2 minuten om te reageren op anderen. Als iemand niet in 2 minuten kan verwoorden wat hij of zij wil zeggen lukt dat meestal ook niet in een spreekbeurt van 15 minuten.
6. Merk je dat een onderwerp toch meer tijd nodig heeft dan gepland?
Bedenk of het dringend is.
Zo ja: maak er meer tijd in je schema voor. Dat betekent dus dat je andere onderwerpen minder dringend vindt. Die schuiven naar de volgende vergadering.
Zo nee: schuif het onderwerp naar de volgende vergadering. Vraag één iemand of een kleine groep het goed voor te bereiden, stuur van te voren die voorbereiding naar iedereen en behandel het snel in de volgende vergadering.
7. Als de voorzitter een inhoudelijke bijdrage wil leveren: zorg dat iemand anders de voorzitterstaak overneemt en vraag hem of haar de voorzitter net zo te behandelen als alle andere deelnemers. Streng dus.

Ps ik heb veel meer tips om vergaderproblemen op te lossen. Heb je een vergaderprobleem? Vraag me om advies!

Meer tips zijn welkom hieronder!

Succes en plezier met jullie vergaderingen!
Carla van den Bos

Je mag dit artikel gebruiken voor een tijdschrift, nieuwsbrief of website.
Wel het in het geheel overnemen en dit stukje toevoegen met een werkende link:
‘Door Carla van den Bos van Vergaderen doe je zo!
Ga naar www.vergaderendoejezo.nl voor het aanvragen van het gratis e-boekje
’10 tips over besluitvorming.’

Op 29 november gaf ik een workshop Vergaderen 2.0 tijdens het Open Innovatie Festival in Ede. De Open Innovatie Festivals vind ik een heel inspirerend idee. 20 gemeentes in heel Nederland hielden een Open Innovatie Festival. De uitvoering in Ede was divers en origineel. Een leuk festival dus! Ik hoop dat de gemeente Ede het volgend jaar weer organiseert.

De workshop Vergaderen 2.0 gaat over Het Nieuwe Werken, wat ook een andere manier van het organiseren van vergaderingen vraagt. Bij Het Nieuwe Werken hoort ook het vergaderen op afstand, bijvoorbeeld met teleconferenties. En zoals in al mijn workshops is slimmer vergaderen en snelle(re) besluitvorming een onderdeel.

Tijdens de workshop kreeg ik van één van de deelnemers een goede tip. Hij was enthousiast over de manier hoe ze bij zijn vorige werk de notulen maakten. Het is een manier om gebruik te maken van technieken, die vaak gebruikt worden en die in de meeste vergaderruimtes aanwezig zijn. Hartelijk bedankt voor de tip!

De tips is: Maak tijdens een vergadering de notulen op een laptop en projecteer het.

Beamen tijdens Wageningse Workshopdag

Iedereen ziet wat er genotuleerd wordt en vult het tijdens de vergadering aan en corrigeert het. De notulen zijn aan het einde van de vergadering klaar. Net als natuurlijk de actie- en de besluitenlijst.

Iedereen kan na de vergadering meteen met de taken, die hij of zij toegezegd heeft te gaan doen, beginnen. Vaak wordt gewacht met het uitvoeren van taken totdat de notulen er zijn omdat men niet meer precies weet wat hij of zij zou gaan doen. In de notulen is het dan duidelijk geformuleerd. Met deze manier van verslaglegging hoeft er niet meer gewacht te worden op de notulen.

Tijdens de volgende vergadering wordt het agendapunt ‘Notulen vorige vergadering’ overgeslagen. Dit is vaak een langdurend agendapunt. Met deze methode heb je over de notulen tijdens de vorige vergadering al gepraat. Je kan dus meteen aan de ‘echte’ agendapunten beginnen.

Deze manier van notuleren scheelt veel tijd en voorkomt onnodige discussie over wie wat wel of niet gezegd heeft.

Reacties zijn welkom hieronder!

Een belangrijk onderdeel van mijn workshop ‘Effectief Vergaderen’ is het blok ‘wat zou je willen verbeteren in je vergadering? Wat gaat niet goed? Daar komen vaak dezelfde dingen uit. Een tipje van de sluier licht ik hieronder op.

De laatste tijd heb ik workshops gegeven onder andere aan vrijwilligersorganisaties. Eén van de punten waar zij tegenaan lopen is dat vrijwilligerswerk vaak door vrijwilligers gezien wordt als vrijblijvend. Het is moeilijk om alle taken verdeeld te krijgen. En als iemand belooft iets te doen wordt die afspraak soms niet nagekomen.

Ik denk dat je meteen de discussie over dat het vrijwilligerswerk is en dat het vooral leuk moet zijn de kop in moet drukken. Immers als je wilt dat je organisatie blijft bestaan zal iedereen iets moeten doen. Het loopt niet vanzelf.

De 5 tips om het allemaal wat makkelijker te laten verlopen:

1. Maak een besluiten- en actielijst. Op de actielijst zet je welke activiteit er gedaan moet worden, wie het gaat doen en voor wanneer het klaar moet zijn. Spreek termijnen af die werkbaar zijn. Alles moet eigenlijk gisteren af zijn, maar dat stimuleert niet om er
vandaag aan te beginnen.

2. Spreek elkaar aan op de verantwoordelijkheid om de taken te doen. Als iemand tijdens een vergadering zegt een taak te gaan uitvoeren en het niet doet kan je hem of haar daar zeker op aanspreken. Hij of zij heeft zelf gezegd het te willen doen.

3. Splits grote taken op in kleinere of doe een grote taak met meer mensen. Als je een enorme taak aan iemand geeft is de kans groot dat het niet gedaan wordt. Als het een overzichtelijker geheel is gebeurt het wel.

4. Vraag hulp. Maak duidelijk dat als iemand er alleen of in een klein groepje niet uit komt dat er altijd hulp van de rest te vragen is. Het is beter dat iedereen snel weet dat er een probleem is dan dat er gewacht wordt tot de volgende vergadering en dat dan gezegd wordt dat het niet gedaan is.

5. Spreek een werkmiddag af. Tijdens zo’n werkmiddag of zelfs een werkdag is iedereen bezig met taken voor de organisatie. Het stimuleert om samen bezig te zijn en je kan heel makkelijk even overleggen of taken ruilen.

Reacties zijn welkom hieronder! 

Succes en plezier met jullie vergaderingen! 
Carla van den Bos 

Je mag dit artikel gebruiken voor een tijdschrift, nieuwsbrief of website.
Wel het in het geheel overnemen en dit stukje toevoegen met een werkende link:
‘Door Carla van den Bos van Vergaderen doe je zo!
Ga naar www.vergaderendoejezo.nl voor het aanvragen van het
gratis e-boekje ’10 tips over besluitvorming

1. Baken het onderwerp waar je over wilt brainstormen heel duidelijk af. Hoe beter je vraagstelling is hoe meer resultaat je uit je brainstorm krijgt;

2. Wees niet bang om ‘out-of-the-box’ te denken. Bij brainstormen is het juist de bedoeling om associaties te maken, onmogelijke, fantasierijke en creatieve dingen te verzinnen en niet op de toepasbaarheid of haalbaarheid te letten.

3. Scheidt de verschillende fases van elkaar. Hou hier strak aan vast. De fases zijn ruwweg:
a. Bedenk het onderwerp
b. Bedenk ideeën zonder commentaar en discussie
c. Rangschik de ideeën. Zet vergelijkbare ideeën bij elkaar en maak er ‘grotere’ gehelen van.
d. Uitwerking. Nu pas begin je met de discussie en het kijken naar toepasbaarheid en de haalbaarheid.

Wil je meer over brainstormen weten? Wil je op een andere manier leren brainstormen dan het gebruikelijke ‘roep maar‘? Schrijf je dan nu in voor de workshop ‘Meer resultaat en nieuwe ideeën met slimmer brainstormen’ op de Wageningse Workshopdag! En kies nog een workshop uit ons aanbod.

Ik ben benieuwd naar jullie ervaringen met dit onderwerp!
Reacties zijn welkom hieronder.

Succes en plezier met jullie vergaderingen!
Carla van den Bos

Er zijn veel vergaderingen waar mensen als vertegenwoordiger van een organisatie of een afdeling zitten. Dat is mooi, want dan praat je namens een achterban. Wat lastig kan zijn in zo’n vergadering is dat sommige mensen namens een achterban praten en ook soms dingen terug moeten koppelen en anderen alleen voor zichzelf praten. Dat geeft een beetje scheve verhouding.

De ene vertegenwoordiger heeft natuurlijk een andere mening of belang dan een andere. Heel goed zie je dat in een vergadering van bijvoorbeeld de SER (Sociaal-Economische Raad). Daar zitten vertegenwoordigers van zowel werkgevers als van werknemers in. Die hebben verschillende meningen en ook andere belangen bij de meeste onderwerpen. Goed zie je dat bij onderwerpen als AOW en pensioenen.

Vaak is het duidelijk dat de verschillende leden van de vergadering andere meningen, politieke ideeën en andere belangen hebben. Maar dat is niet altijd zo. Zo ken ik een paar cliëntenraden WWB. Daar zitten naast mensen die een bijstandsuitkering hebben ook vertegenwoordigers van bijvoorbeeld de welzijnskoepels, belangenorganisaties en FNV in. Natuurlijk hebben die een andere achtergrond, andere meningen en andere belangen. Al was het alleen maar dat zij meestal meer geld per maand te besteden hebben dan iemand met een bijstandsuitkering.

In gemeenteraden en in de Tweede Kamer zitten mensen van politieke partijen. Dan levert het geen verwarring op. Zij spreken immers altijd namens hun partij.

Ik adviseer je om in je eigen vergadering hier duidelijk over te zijn. Als je namens een organisatie of een achterban praat benadruk dat. ‘Mijn organisatie vindt …’ is duidelijker dan wanneer je ‘ik’ of ‘wij’ zegt.

In de vergadering moeten jullie zelf een evenwicht vinden. Wat wil je dat er teruggekoppeld naar een achterban kan worden? Hoe ga je om met het feit dat één iemand alleen zichzelf vertegenwoordigt en iemand anders een grote bond? Hoe ga je ermee om dat iemand wel of niet direct belang heeft bij uitspraken van je vergadering?

Als voorzitter moet je goed opletten dat alle meningen aan bod komen, ook de meningen van eenlingen. Ik heb gemerkt dat mensen makkelijker praten als ze namens een organisatie wat zeggen. Het is lastig als je zelf direct door een maatregel getroffen wordt om de grote lijn te zien.

Grotere organisaties geven scholing aan hun vertegenwoordigers. Hierdoor hebben ze meer achtergrondinformatie en praten ze soms makkelijker dan de andere leden van een vergadering. Dat kan je ondervangen door scholingsbijeenkomsten voor iedereen te zoeken. Of alle leden de mogelijkheid geven om zich bij te scholen. Zoek naar workshops en trainingen die voor iedereen relevant zijn en doe die met de hele vergadergroep.

Bedenk dat het idee ‘we staan voor hetzelfde’ een grote valkuil is. Want waarom vergader je dan? Je vergadert om de verschillen en de verschillende meningen boven tafel te krijgen en daarmee een goed advies te geven of een gefundeerd besluit te nemen.

Ik ben benieuwd naar jullie ervaring over dit onderwerp!

Reacties zijn welkom hieronder.

Succes en plezier met je vergaderingen!

Carla van den Bos

Je mag dit artikel gebruiken voor een tijdschrift, nieuwsbrief of website.
Wel het in het geheel overnemen en dit stukje toevoegen met een
werkende link: ‘Door Carla van den Bos van Vergaderen doe je zo!
Ga naar http://www.vergaderendoejezo.nl voor het aanvragen van het
gratis e-boekje ’10 tips over besluitvorming.’

1. Onvoorbereid in je vergadering komen.
Voorbereiding  is essentieel om een goede vergadering te hebben. Met een goede voorbereiding
heeft iedereen over de vergaderpunten nagedacht en kan er tot een afgewogen en inhoudelijk
goed besluit genomen worden. Met een goede voorbereiding vergader je bovendien korter.

2. Te laat op de vergadering komen.
Als je te laat komt zijn er twee mogelijkheden. Of de vergadering is op tijd begonnen en
dan stoor je. Vaak gaat de voorzitter je zelfs uitleggen waar de vergadering mee bezig is.
De tweede mogelijkheid is dat de hele groep op jou zit te wachten. Allebei kost veel tijd en
het remt en verstoort het proces. Juist in het begin van een vergadering, als iedereen
vol energie en enthousiasme wil beginnen, is dat vervelend.

3. Tijdens de vergadering bezig zijn met andere dingen zoals je telefoon.
Zet je telefoon uit of op stil, zodat je en de anderen er niet door gestoord kunnen worden.

4. Over iets anders dan het agendapunt praten.
Het kan nog zo interessant zijn, het is een ander onderwerp. Als je iets heel belangrijks
bedenkt wat niets te maken heeft met het agendapunt dat jullie aan het behandelen
zijn: schrijf het op. Kijk of het bij een volgend punt past. Zo niet: bewaar het voor de
volgende vergadering.

5. Praten met mensen die naast je zitten.
Praat als je iets over het agendapunt wilt zeggen met iedereen. En als het niet over het
agendapunt gaat: zie 4.

6. Geen besluit nemen.
Neem altijd aan het eind van een agendapunt een besluit. Een besluit kan ook zijn dat je er
de volgende vergadering op terug komt of dat iemand eerst iets uit moet zoeken voordat er
verder over gepraat kan worden. Formuleer het besluit en neem het op in  je
actie- en besluitenlijst.

7. Bij elkaar komen als er geen noodzaak toe is.
Vergaderen zonder voldoende inhoudelijke agendapunten, omdat je altijd op die tijd vergadert is
zonde van ieders tijd. Kijk of er genoeg inhoudelijke punten zijn en zo niet: schuif de vergadering
door.

Reacties zijn welkom hieronder! 
Succes en plezier met jullie vergaderingen!
Carla van den Bos  

Je mag dit artikel gebruiken voor een tijdschrift, nieuwsbrief of website.
Wel het in het geheel overnemen en dit stukje toevoegen met een werkende link:
‘Door Carla van den Bos van Vergaderen doe je zo!
Ga naar www.vergaderendoejezo.nl voor het aanvragen van het
gratis e-boekje ’10 tips over besluitvorming.

Dit is het tweede artikel in de reeks van drie artikelen over vergaderen via de telefoon. Het eerste artikel verscheen in de VergaderSter van 15 september en is op mijn website te lezen. Het laatste artikel gaat over de techniek.

Vergader je al via de telefoon of wil je het een keer proberen? Hieronder geef ik je tips om je televergadering of teleconferentie makkelijk te laten verlopen. In een apart document heb ik een deel van de techniek beschreven. Dat document kan je bij mij bestellen door 2 euro over te maken op rekeningnummer 4700089 van 12organise, Wageningen, onder vermelding van je emailadres.

Voorbereiding is heel belangrijk
Dit schreef ik ook al in het vorige artikel. Maar het kan niet vaak genoeg geschreven worden. Bereidt je vergadering goed voor. Doe het werk wat voor de vergadering kan ook echt voor de vergadering. Dus: doe mededelingen en technische opmerkingen over de notulen per mail!

Hierbij geef ik de deelnemers 6 tips:
1– Zoek een rustige omgeving en concentreer je op de telefonische vergadering.
2– Noem eerst je naam als je iets gaat zeggen, dan weet iedereen bij wie de stem hoort.
3– Luister goed naar elkaar en val elkaar niet in de rede.
4– Hou je aan het onderwerp.
5– Hou je bijdrage kort en hou je aan de tijdsplanning.
6– Luister goed naar de aanwijzingen van de voorzitter.

En voor de voorzitter nog 4 extra tips:
7– Zorg dat er maar één iemand tegelijk praat.
8– Hou de deelnemers bij het onderwerp.
9– Zorg voor een korte vergadering. Als het wat langer duurt: las pauzes in of vergader in twee kortere sessies.
10– Let er goed op wie wat wil zeggen en deel dat ook mee. Zeg dus dat er drie mensen zijn die iets willen zeggen en vertel wie als eerste gaat praten, wie daarna en wie als laatste. En dat daarna weer gelegenheid is om op hen te reageren.

Reacties zijn welkom op hieronder!

Succes en plezier met jullie vergaderingen!
Carla van den Bos

Je mag dit artikel gebruiken voor een tijdschrift, nieuwsbrief of website.
Wel het in het geheel overnemen en dit stukje toevoegen met een werkende link:
‘Door Carla van den Bos van Vergaderen doe je zo!
Ga naar www.vergaderendoejezo.nl voor het aanvragen van het
gratis e-boekje ’10 tips over besluitvorming.

Steeds meer organisaties en bedrijven maken gebruik van de mogelijkheid om telefonisch te vergaderen. Dat kan zijn omdat de deelnemers thuis of in andere vestigingen werken tot zelfs in andere landen wonen en werken. Het Nieuwe Werken zorgt nog voor een extra stimulans voor televergaderingen en ook van teleconferenties.

Dit is het eerste artikel van drie over vergaderen via de telefoon. Dit artikel gaat over de voor- en nadelen. Over 2 weken verschijnt een artikel in de VergaderSter met 10 tips bij vergaderen via de telefoon. Het artikel Telefonisch Vergaderen? Dat doe je zo! is bij mij te bestellen door 2 euro over te maken op rekeningnummer 4700089 van 12organise, Wageningen, onder vermelding van je emailadres.

Het Nieuwe Werken betekent ook anders vergaderen. Over het Nieuwe Werken, dat hier natuurlijk ook mee te maken heeft, schrijf ik in de week van het Nieuwe Werken, van 7 tot 13 november. Op donderdag 10 november verschijnt dan een artikel in de VergaderSter over Het Nieuwe Werken, interne communicatie en vergaderen.

Voordelen van vergaderen per telefoon
Een groot voordeel is dat het simpel is. Iedereen kan tenslotte telefoneren. Het kost minder tijd en geld dan naar de vergadering toe te gaan. Het spaart bovendien het milieu. Een voordeel is ook dat het mogelijk wordt om snel ergens op te reageren. Het is immers vaak wel mogelijk om elkaar even te bellen, terwijl bij elkaar komen te lastig is.

Nadelen van vergaderen per telefoon
Nadelen zijn dat je elkaar niet ziet, het moeilijker is om je te concentreren en je sneller afgeleid kan worden. Een vergadering per telefoon is natuurlijk anders dan één waarbij iedereen fysiek aanwezig is. Omdat je elkaar niet ziet mis je de non-verbale communicatie grotendeels. Het vraagt een andere vergaderdiscipline. En je hebt te maken met extra techniek. Vooral voor de voorzitter is dat wennen. Prettig is als hij of zij die techniek goed in de vingers heeft.

Concentratie is belangrijk. Bij het horen van alleen stemmen is het moeilijk om je te concentreren. Het vraagt dus een andere manier van praten, want je moet de aandacht van je toehoorders constant met je stem vasthouden. En het vraagt een andere manier van luisteren. Wees je daarvan bewust.

De voorbereiding is nog belangrijker. Doe wat van te voren kan ook van te voren. De mededelingen en opmerkingen bij de vorige notulen kunnen per mail. Zorg dat iedereen alle stukken ruim op tijd heeft en zich dus goed kan voorbereiden. Schrijf op wat je wilt zeggen en hou het zo kort mogelijk.

Het is ook mogelijk om via Skype te vergaderen. Bij Skype bel je via je computer. Een voordeel is dat je elkaar ziet op je beeldscherm. Skype raadt aan de groep niet groter dan 5 te laten zijn. Ook vergaderen met Skype bespreek ik in het document over de techniek.

Televergaderen is in deze tijd van het Nieuwe Werken iets wat snel op komt. Met wat extra aandacht en met deze tips is het een hulpmiddel dat goed te gebruiken is en prettig werkt. Binnenkort schrijf ik meer over het Nieuwe Werken, interne communicatie en vergaderen.

Kortom: televergaderen kan heel nuttig zijn. Met een beetje goede wil en de tips die ik je over 2 weken geef is het voor iedereen een goed bruikbaar instrument om te vergaderen als je verder van elkaar af werkt.

Reacties zijn welkom hieronder!

Succes en plezier met jullie vergaderingen!
Carla van den Bos

Je mag dit artikel gebruiken voor een tijdschrift, nieuwsbrief of website.
Wel het in het geheel overnemen en dit stukje toevoegen met een werkende link:
‘Door Carla van den Bos van Vergaderen doe je zo!
Ga naar www.vergaderendoejezo.nl voor het aanvragen van het
gratis e-boekje ’10 tips over besluitvorming.

Een tijdje geleden schreef ik een artikel in de VergaderSter over non-verbale communicatie. Dit artikel is een vervolg erop. Nu over hoe je non-verbale communicatie praktisch toepast door middel van handgebaren.

Met simpele handgebaren kan je een vergadering sneller en makkelijker laten verlopen. Handgebaren zijn in één keer duidelijk. Iedereen begrijpt simpele gebaren. Praten is soms helemaal niet nodig. Immers, om een naar maar duidelijk voorbeeld aan te halen: het middelvingergebaar behoeft geen uitleg. Voor vergaderingen zijn er gelukkig andere, makkelijk te gebruiken gebaren bedacht.

Een handgebaar is snel te maken en duidelijk. Iedereen kent een paar gebaren, die nu in vergaderingen gebruikt worden zoals vinger opsteken en klappen. Maar er zijn er veel meer, juist bedacht om grote vergaderingen in goede banen te leiden.

Het makkelijkste is als je van te voren afspreekt welke handgebaren gebruikt kunnen worden, ze even laat zien aan iedereen en de betekenis erbij vertelt. Hierdoor ontstaan er geen misverstanden over een gebaar. Besluitvorming in grote(re) groepen gaat makkelijker als je handgebaren invoert.

Welke gebaren zijn er?
Ik beschrijf hieronder een paar veel gebruikte handgebaren. In de video, die ik vond op YouTube, staan naast de door mij uitgelegde gebaren, nog wat andere beschreven.
– Hand van beneden naar boven laten gaan: wil je harder praten, ik kan je niet verstaan
– Duim omhoog: ik ben het ermee eens
– Duim omlaag: ik ben het er niet mee eens
– Wapperen met allebei je handen in de lucht: goed idee, ik ben het ermee eens.
– Wijsvinger opsteken: ik wil wat zeggen
– Twee wijsvingers opsteken: ik wil direct reageren
– Met twee wijsvingers een T maken: een technische opmerking over de vergadering
– Twee handen om elkaar heen draaien: het duurt te lang, ga door
– Hand voor gezicht open en dicht doen: ik begrijp het niet

Mijn favoriet is het gebaar ‘het duurt te lang, ga door’. Die zag ik trouwens ook bij spelletjes op de tv. Het is vaak moeilijk om dit te zeggen, maar met het gebaar is het duidelijk. Het gebaar ‘ik begrijp het niet’ is natuurlijk ook fantastisch en bruikbaar.

Hoe pas je dit nu toe in een vergadering?
Natuurlijk moet de voorzitter iets doen met de gebaren, die mensen maken. Er zijn gebaren waar een voorzitter meteen op reageert en gebaren die van meer mensen moeten komen voor een reactie. Zie je dat iemand een gebaar maakt dat hij of zij het niet kan verstaan: vraag meteen om harder te praten. Hetzelfde geldt voor als het niet duidelijk is: vraag meteen diegene wat niet duidelijk is. Het is essentieel dat iedereen alles verstaat en begrijpt wat in een vergadering gezegd wordt. Als meerdere mensen het betoog te lang vinden duren lijkt het me duidelijk dat de voorzitter ingrijpt. Een technische opmerking kan wachten tot iemand uitgepraat is. Een directe reactie heeft voorrang op iemand die iets algemeens over het agendapunt wil zeggen. Een beetje oefenen ermee is belangrijk. Na een tijdje loopt het soepel.

Bij besluitvorming is het handig om te peilen met gebaren wat iedereen van een voorstel vindt. Vraag alleen om duim omhoog, duim omlaag of geen reactie. Als iedereen het een goed voorstel vindt hoef je er immers niet verder over te praten. En als iedereen het een slecht voorstel vindt kan je meteen besluiten om het niet te doen. Zulke korte peilingen zijn goed voor een snel verloop van een vergadering.

Handgebaren zijn dus te gebruiken om een vergadering sneller en duidelijker te laten verlopen. Ik vond het, vooral bij grote groepen, een verademing om met handgebaren te gaan werken. Het scheelt veel overbodig gepraat en levert je naast tijdwinst duidelijkheid en breed gedragen besluiten op.

Reacties zijn welkom hieronder!

Succes en plezier met jullie vergaderingen!
Carla van den Bos

Je mag dit artikel gebruiken voor een tijdschrift, nieuwsbrief of website.
Wel het in het geheel overnemen en dit stukje toevoegen met een werkende link:
‘Door Carla van den Bos van Vergaderen doe je zo!
Ga naar www.vergaderendoejezo.nl voor het aanvragen van het
gratis e-boekje ’10 tips over besluitvorming.

Iedereen kent het wel: zo’n vergadering, waar het niet zo ‘loopt’. De deelnemers zien op tegen de vergadering. Ze komen net op tijd, zodat ze niet met elkaar hoeven te praten. Ze zijn meteen weg als de vergadering gesloten is. Soms zien ze elkaar zelfs liever gaan dan komen.

Maar je moet wel vergaderen met elkaar. Jullie moeten samen besluiten nemen, adviezen geven of activiteiten plannen. Dat is tenslotte de reden waarom jullie bij elkaar komen.

Als de sfeer beter is gaat het vergaderen ook soepeler. Je luistert met meer interesse naar elkaar. Je hebt meer gevoel voor elkaar en daardoor begrijp je ook beter waarom iemand iets zegt. Als de sfeer goed is vergader je korter en je neemt makkelijker besluiten. Je begrijpt immers sneller wat iemand zegt en wat hij of zij daarmee bedoelt.

Wat kan je doen om de sfeer te verbeteren? Ik geef je hierbij 7 tips om de sfeer te verbeteren. Natuurlijk is het maar een beginnetje. Als je er meer mee wilt doen: mail of bel mij. Dan kunnen we samen een plan maken.

7 Tips ter verbetering van de sfeer bij een vergadering:
1. zorg voor een prettige ruimte, voor goed zittende stoelen en een tafel op de goede hoogte;
2. zorg dat de vergaderruimte licht is en dat er genoeg frisse lucht is;
3. zorg voor koffie en thee en schenk het in voor elkaar;
4. straal vriendelijkheid uit, maak af en toe een grapje;
5. wees geïnteresseerd en kijk elkaar aan;
6. vraag mensen wat beter zou kunnen in de vergadering, betrek mensen bij het verbeteringsproces;
7. doe regelmatig rondjes over de vergaderpunten en vraag wat ieder ervan vindt.

Reacties zijn welkom hieronder!

Succes en plezier met jullie vergaderingen!
Carla van den Bos

Je mag dit artikel gebruiken voor een tijdschrift, nieuwsbrief of website.
Wel het in het geheel overnemen en dit stukje toevoegen met een werkende link:
‘Door Carla van den Bos van Vergaderen doe je zo!
Ga naar www.vergaderendoejezo.nl voor het aanvragen van het
gratis e-boekje ’10 tips over besluitvorming.