Wie, wat, waar, waarom, en hoe van een vergadering, deel 3 en 4

Inmiddels hebben jullie al een paar keer gelezen over mijn plan om een boek te maken van
mijn artikelen. Eerdere artikelen voor het eerste hoofdstuk ‘Wie, wat, waar, waarom en
hoe van een vergadering’ verschenen 2 en 4 weken geleden en zijn nog te lezen via mijn
website.

Dit is het derde deel en vierde deel uit de reeks: ‘Waar? ‘ en ‘Waarom? Het volgende en
laatste deel verschijnt over 2 weken, op donderdag 1 maart.

Waar?

Wie, wat, waar, waarom, en hoe van een vergadering, deel 3

Waar vergader jullie? Hebben jullie een vaste vergaderlocatie? Zo ja: waarom hebben
jullie voor deze ruimte gekozen?

Heb je geen vaste vergaderruimte? Als jullie geen vaste ruimte hebben dan regel je
voor je vergaderen een vergaderruimte. Ik heb wat vragen voor je.
– Hoe regel je het?
– Moet je elke keer de ruimte weer afschrijven? Zo ja: hoe ingewikkeld is dat? Kan je het
zelf? Of moet het via iemand anders? Gaat het via een digitaal systeem? Kan dat anders?
– Moet je elke keer zoeken naar een ruimte? Zijn er genoeg vergaderzalen? Of moet je heel snel zijn?
Bedenk een slim systeem hiervoor.

Vaak is het ‘waar’ niet iets waar je over nadenkt. Als het een vaste plek is, is het
een gegeven bij je vergadering. Maar dat hoeft natuurlijk niet. Ook dit kun je veranderen
en proberen zo optimaal mogelijk te krijgen.

De locatie bepaalt deels de sfeer van je vergadering. De ruimte, het licht, de tafels,
de stoelen zijn belangrijk. Ook is de akoestiek belangrijk. Ik heb een paar keer een
workshop gegeven in een ruimte, waar normaal met microfoons gewerkt wordt. Wij
hadden geen microfoons. Dan is het een holle ruimte, die geluid absorbeert. Kijk eens naar
al deze factoren en vraag je af of de ruimte jullie bevalt.

Bevalt de locatie jullie?
Zo ja: prima!
Zo nee: heb je andere mogelijkheden, die je beter zullen bevallen? En als je ja hierop
antwoordt: regel het snel! Een goede vergaderlocatie verbetert de sfeer en daardoor
vergader je makkelijker.
Heb je geen andere mogelijkheden, probeer dan je vergaderruimte zo optimaal mogelijk te
maken door de indeling van de tafels en de stoelen. Zorg voor goed licht en genoeg frisse lucht.

Waarom?

Wie, wat, waar, waarom, en hoe van een vergadering, deel 4

De meeste vragen bij ‘waarom’ zijn al beantwoord in vorige artikelen.
Waarom vergader je met deze mensen? Dit heb ik behandelt in het artikel ‘Met
wie vergader je‘. Je kunt dat hier lezen.
Waarom vergader je? Dit is behandeld in het artikel ‘Wat denk je dat je doet?‘.
Je kunt dat hier lezen.
Waarom je vergadert op deze locatie? Dat is behandeld in ‘Waar?‘, hierboven.

Dan blijven er nog een paar waarom-vragen over.

Waarom deze frequentie?
De meeste vergaderingen zijn regelmatig. Je vergadert elke maandagmorgen van 9 tot 11,
elke donderdagmiddag van 1 tot 2 of elke eerste woensdagavond van de maand.
Hierbij heb ik een vraag voor je: waarom is voor deze frequentie gekozen?
Past dat bij wat er op de agenda staat? Of is het alleen omdat het altijd zo gaat? Als je op
mijn laatste vraag ‘ja’ antwoordt zou ik je aanraden te bekijken of je minder kan
vergaderen en dan met meer inhoudelijke agendapunten.

Waarom op dit tijdstip?
Zoals ik aangaf bij bovenstaande voorbeelden zijn veel vergaderingen op vaste tijdstippen.
Dat is handig, want dan kunnen mensen het goed onthouden. Immers, elke
maandagochtend van 9 tot 11 vergader je met die groep. Maar waarom juist op
maandagochtend? Soms is dat omdat het goed past in de weekplanningen van alle
deelnemers. Iedereen is op maandagochtend aanwezig en op de andere dagen wisselt het.
Maar meestal is het toevallig. Als het toevallig is: kijk dan met elkaar wat voor jullie een
ideaal tijdstip is.

Onderzoek over vergadertijdstippen. Eind oktober stond hierover een artikel in
Managersonline. Dinsdagmiddag om 15 uur blijkt de beste vergadertijd te zijn.
Express.be trok wat meer conclusies uit het onderzoek, dat in het artikel genoemd wordt.
- Vroegeochtendvergaderingen worden gehaat, maar dat zal niemand verbazen.
- Tussen 10.00 en 11.00 ‘s ochtends stijgt het aantal mensen dat vrij is om een
vergadering bij te wonen significant.
- Na 15.00 uur daalt het aantal mensen dat beschikbaar is hard, dan zijn steeds meer
mensen al vrij.
Ja, niet verbazingwekkend dus. Die dinsdagmidag om 15 uur is nog het meest
spannende resultaat van het onderzoek. Probeer het een keer!

Succes en plezier met jullie vergaderingen!
Carla van den Bos

Je mag dit artikel gebruiken voor een tijdschrift, nieuwsbrief of website.
Wel het in het geheel overnemen en dit stukje toevoegen met een werkende link:
‘Door Carla van den Bos van Vergaderen doe je zo!
Ga naar www.vergaderendoejezo.nl voor het aanvragen van het gratis e-boekje
’10 tips over besluitvorming.’

Als het toevallig is kijk dan met elkaar wat voor jullie een ideaal tijdstip is.

Wie, wat, waar, waarom, en hoe van een vergadering, deel 2

Zoals ik schreef in de vorige VergaderSter ga ik een boek maken van de
artikelen die ik tot nu toe geschreven heb. In 2011 heb ik 26 artikel geschreven over
verschillende aspecten van vergaderen. Het boek wordt een nuttig naslagwerk met veel
waardevolle tips over vergaderen.

Bij het maken van de hoofdstukindeling merkte ik dat ik over mijn eerste
hoofdstuk, ‘Wie, wat, waar, waarom en hoe van een vergadering’, nog
nauwelijks iets geschreven heb. Vorige week ben ik begonnen dat goed te maken.
Ik schreef over wie deelneemt aan je vergadering.

Ik wacht nog even met het boek tot ik de artikelen voor het eerste hoofdstuk
in de VergaderSter en op mijn website heb gepubliceerd. Dit is het tweede deel
uit de reeks: ‘Wat doe je?’. Het volgende deel verschijnt over 2 weken, op donderdag
16 februari.

Wat is het doel van je vergadering?
Heb je daar wel eens over gepraat met elkaar of over nagedacht?

Ik zet voor je op een rijtje wat het doel van je vergadering kan zijn. Dat kan zijn:
informatie geven, informatie uitwisselen, een mening vormen, ideeën ontwikkelen,
besluiten nemen, activiteiten plannen of een lange termijn planning maken.
Vaak heeft een vergadering meer doelen.

Soms lijkt het duidelijk wat het doel is. Als je in een adviescommissie zit is het
doel  om advies te geven. Maar wat voor advies geven jullie? En geven jullie alleen
advies als het je gevraagd wordt? Of ook ongevraagd? Wat houdt een advies in? Hoe
uitgebreid is het advies? Wat gebeurt er met het advies? Horen jullie wat er mee gebeurt?
Hebben jullie regels ervoor? Of doen jullie elke keer wat anders? Volgens mij interessante
vragen om over na te denken.

Het kan ook veel complexer zijn. Als je met een projectgroep vergadert is het doel een
combinatie van alle hierboven opgesomde doelen. Ook bij een vergadering van een
ondernemingsraad heb je  meestal meerdere van deze doelen.

Als je meerdere doelen hebt raad ik je aan per agendapunt heel duidelijk aan
te geven wat het doel daarvan is. Vaak zie je op een agenda staan ‘ter informatie’. Dat
is duidelijk. Maar bij de rest van de punten staat meestal niet aangegeven wat het doel is.
Dat merk je pas uit de context van de stukken of tijdens de discussie erover. Jammer.
Als het eerder duidelijk was had je je voorbereiding daarop aan kunnen passen.

Een andere onderdeel van ‘wat’ is wat er op de agenda staat. In een eerder artikel
heb ik al beschreven hoe je invloed kan uitoefenen via de agenda.

Als je een jaarplanning maakt met je vergadering kan je zien wanneer iets op
de agenda komt en wat het ongeveer inhoudt. De meeste vergadergroepen hebben
echter geen jaarplanning. Er wordt per keer bekeken wat er besproken gaat worden. Het is
een beetje toeval of iets op de agenda komt. En dus of er over gepraat gaat worden.

Een tip die ik je hierbij kan geven is: hou voor je zelf bij over welke
agendapunten je in de loop van de tijd zeker wilt praten. Als het dan niet op de
agenda komt kan je het zelf aandragen. Zo hou je ook voor ogen wat je echt belangrijk
vindt.

Als je nieuwe mensen bij je vergadering krijgt is het handig om hen duidelijk
te maken wat het doel van de vergadering is. Bij elk agendapunt vermeld je nu het
doel. En het is nuttig om hen te vertellen hoe ze zelf een agendapunt kunnen inbrengen.
Of kan dat niet? Dan is het ook goed om dat hen snel te laten weten.

Reacties zijn welkom hieronder!

Succes en plezier met jullie vergaderingen!
Carla van den Bos

Je mag dit artikel gebruiken voor een tijdschrift, nieuwsbrief of website.
Wel het in het geheel overnemen en dit stukje toevoegen met een werkende link:
‘Door Carla van den Bos van Vergaderen doe je zo!
Ga naar www.vergaderendoejezo.nl voor het aanvragen van het gratis e-boekje
’10 tips over besluitvorming.’

Wie, wat, waar, waarom, en hoe van een vergadering, deel 1

Ik ben van plan om een boek te maken van de 26 artikelen die ik voor de VergaderSter heb geschreven in 2011. Het wordt een nuttig naslagwerk met veel tips over vergaderen.

Ik heb inmiddels de hoofdstukindeling gemaakt. Frappant dat ik over de vier belangrijkste hoofdstukken ongeveer even veel artikelen heb geschreven het afgelopen jaar. Zonder dit van te voren te plannen heb ik daarmee die hoofdstukken al bijna af.

Wat er mist is wat ik als 1e hoofdstuk wil hebben: ‘Wie, wat, waar, waarom
en hoe van een vergadering’. Eerst was ik van plan het alleen voor het boek te schrijven. Maar het lijkt me toch beter om het als meerdere artikelen in de VergaderSter te laten verschijnen. Het boek komt pas als die artikelen in de VergaderSter verschenen zijn. En er komen dus meer dan alleen de 26 artikelen uit 2011 in.

Dit is het eerste deel: ‘Wie is lid van je vergadering’. Het volgende deel verschijnt over 2 weken, op donderdag 2 februari.

Wie er mee vergadert bepaalt voor een deel de sfeer en ook hoe makkelijk de vergadering verloopt. Met elkaar vorm je de vergadering. Met alle personen, met alle verschillende karakters, ervaringen en achtergronden, moet je besluiten nemen. Met elkaar bepaal je het beleid van je organisatie. Het is dus belangrijk dat je begrijpt wie er aan tafel zit en waarom juist die persoon er zit.

Het lijkt heel duidelijk wie er onderdeel is van je vergadering. Meestal is dat ook zo. Je vergadert met de mensen waarmee je ergens aan werkt. Je vergadert met je projectgroep. Dat zijn dus de mensen die aan het betreffende project werken. Je vergadert met je afdeling. Dat is dus met de mensen die op je afdeling werken. Je vergadert met de sportclub. Dat zijn de mensen die lid zijn van je sportclub. Bij deze laatste vergadering zijn het daarnaast de mensen die de moeite nemen om naar de vergadering te komen.

Ingewikkelder wordt het bij vergaderingen waar afgevaardigden heen gaan. Bijvoorbeeld interdisciplinaire vergaderingen of overleggen met andere groepen. Wie gaat er heen? En waarom? Gaat er altijd dezelfde persoon heen? Is die persoon gekozen door jullie? Vragen jullie ‘wie heeft er zin om te gaan?’ En hoeveel mensen willen dan? Is het dus een negatieve keuze? Of is het duidelijk dat juist diegene gaat waarvan de kennis of ervaring aansluit bij de agendapunten van de vergadering? Het zijn nuttige onderwerpen om over te praten.

Daarnaast zijn er besturen. Wie is daar lid van? Hoe wordt iemand gekozen? Kan je jezelf kandidaat stellen? Of word je gevraagd voor een bestuur? Word je dan gevraagd door het bestuur dat aftreedt? Zo niet, door wie word je gevraagd om je kandidaat te stellen? Naar welke eigenschappen wordt gekeken? Bijvoorbeeld bij een College van Burgemeester en Wethouders is dat duidelijk. Maar bij andere besturen? Soms wel, soms niet. Het is goed om hier over te praten voordat je een bestuur kiest. Als je van te voren duidelijk maakt welke eigenschappen iemand in jullie bestuur moet hebben krijg je de mensen die jullie willen hebben. Als je het open laat misschien niet.

Bij Ondernemingsraden gaat het ongeveer hetzelfde als bij besturen. Mensen worden gekozen. Je kan je dus dezelfde vragen stellen. Ook hierbij is het dat er soms maar één kandidaat is. Hoe gaat het dan? Wordt er nog naar de kwaliteiten van die persoon gekeken of is men allang blij dat er iemand is?

Bij adviesraden gaat het weer net wat anders. Sommige adviesraden worden aangesteld. Of mensen worden gevraagd zich kandidaat te stellen. Bij andere adviesraden wordt iemand gekozen door organisaties die de achterban van de raad vormen. Het is hun vertegenwoordiger in de raad. Hoe gaat die verkiezing? Wie stelt zich kandidaat? En waarom? Of wordt iemand gevraagd? Ook dit is interessant om te weten. Dan weet je immers hoe iemand in je raad terecht gekomen is. En waarom.

En dan is de eerste vergadering met veel nieuwe mensen. Hoe doe je dat? Stelt iemand ze voor en zegt: ‘je leert in de loop van de tijd wel waar we over praten‘? Of heeft bijvoorbeeld de voorzitter een actievere rol? Die actievere rol kan zijn: een scholing voor nieuwe mensen organiseren of een maatje zoeken die ze helpt de eerste tijd. Ook kan je een teamactiviteit organiseren, waarbij iedereen elkaar beter leert kennen. Kies bewust hoe je nieuwe mensen in je vergadering begeleidt.

In het begin van een vergaderperiode is het ook nuttig wat vaker activiteiten naast de vergadering te plannen. Organiseer eens een lunch samen of een borrel. Hoe beter je weet met wie je vergadert hoe soepeler en hoe sneller je vergadering gaat.

Reacties zijn welkom hieronder!

Succes en plezier met jullie vergaderingen!
Carla van den Bos

Je mag dit artikel gebruiken voor een tijdschrift, nieuwsbrief of website.
Wel het in het geheel overnemen en dit stukje toevoegen met een werkende link:
‘Door Carla van den Bos van Vergaderen doe je zo!
Ga naar www.vergaderendoejezo.nl voor het aanvragen van het
gratis e-boekje ’10 tips over besluitvorming.’

Voor de laatste VergaderSter van 2011 vroeg ik jullie, de lezers, om onderwerpen. Voor het hoofdartikel in VergaderSter 26 koos ik ‘Afdwalen en uitlopen’, ook omdat het tijdens mijn vergadertrainingen en workshops over vergaderen een veel besproken onderwerp is.

Een ander onderwerp dat werd aangedragen is: ‘hoe krijg je een groepsmoment aan het begin van de vergadering.’ Iemand anders noemde het ‘hoe zorg ik dat de huidige en nieuwe leden samen een band voelen.’ Ik heb ze samengevoegd tot de warming-up voor een vergadering. Een leuk onderwerp, voor deze eerste VergaderSter van 2012. Bedankt voor het onderwerp, Edith Talma en Elsbeth Hammes!

Wat ik altijd doe aan het begin van een workshop of een training is een kort spelletje om mensen te laten ontspannen en ze samen iets te laten doen. Een soort warming-up dus.

Er zijn veel warming-ups te vinden, zowel in boeken als op internet. Ik geef jullie hierbij 2 van mijn favorieten, allebei een ‘handen-op-de-tafel’ warming-up.

Handje klap zorgt voor veel vermaak. Iedereen zit rond een tafel. Je kruist je armen en legt je handen op tafel met de palmen naar beneden. Leg je rechterhand over de linkerhand van je rechterbuur. De voorzitter klopt met de linkerhand op tafel. De volgende hand, kloksgewijs, neemt het over en klopt op tafel. Het is ingewikkelder dan je denkt omdat de handen gekruist liggen en je niet met allebei je handen na elkaar klapt. Na een oefenrondje wordt de tweede spelregel toegevoegd: als je twee keer klapt, verandert de klaprichting. Alle deelnemers mogen hier op elk moment gebruik maken. Het begint rustig en het gaat steeds sneller. Je kan er ook een afvalrace van maken. Eindig rustig.

De paardenrace is ook geschikt om te doen na een pauze. Iedereen zit rond een tafel. Je legt allebei je handen op tafel en de voorzitter (of iemand anders) is de commentator. Hij of zij zegt: we gaan een paardenrace doen. Dan klop je langzaam met je handen op tafel. Iedereen doet je na. Alsof een paard in stap loopt. Dan kan je sneller, in draf, dan in galop. De bochten door, de waterbak, springen. En de finish. Aan het einde moet je weer langzamer gaan en heel rustig eindigen.

Allebei de spelletjes zorgen bij mijn workshops voor veel vermaak. Ik hoop dat het bij jullie vergaderingen net zo gaat.

Een boek met warming-ups en energizers is bijvoorbeeld het boek ‘Warming-ups en energizers’ van Marcel Karreman. Te vinden bij bol.com.

Reacties zijn welkom hieronder.

Succes en plezier met jullie vergaderingen!
Carla van den Bos

Je mag dit artikel gebruiken voor een tijdschrift, nieuwsbrief of website.
Wel het in het geheel overnemen en dit stukje toevoegen met een werkende link:
‘Door Carla van den Bos van Vergaderen doe je zo!
Ga naar www.vergaderendoejezo.nl voor het aanvragen van het
gratis e-boekje ’10 tips over besluitvorming.’

Vorige week vroeg ik de lezers van de VergaderSter om onderwerpen voor dit artikel in de laatste VergaderSter van dit jaar. Voor nummer 26. Ik heb dus elke twee weken in 2011 een VergaderSter met tips om slimmer te vergaderen uitgebracht.

Op mijn vraag kwamen veel reacties. Daarvoor wil ik jullie hierbij van harte bedanken. De onderwerpen, die nu niet als hoofdartikel in deze VergaderSter door mij beschreven en behandeld worden, zal ik bewaren en wellicht in één van de volgende VergaderSterren behandelen.

Veel van de reacties waren verzoeken om tips over timemanagement binnen vergaderingen. Ik heb daar al eerder over geschreven, bijvoorbeeld ‘10 Tips om Korter te vergaderen’. Die tips kan je naast dit artikel gebruiken als je korter wilt vergaderen en meer grip op de tijdsplanning van je vergadering wilt krijgen.

Dit artikel gaat er dieper op in. Wytske Dijkstra van Massagepraktijk In2flow wist het het mooist te verwoorden. Zij noemde het ‘afdwalen en uitlopen’.

7 Tips om afdwalen en uitlopen te voorkomen:
1. Bereid je vergaderingen goed voor.
2. Maak een tijdschema en hou je eraan.
3. Wees streng, zowel voor jezelf als voor de andere deelnemers aan je vergaderingen.
4. Stel regels op hoe lang iemand mag praten over een onderwerp.
5. Zorg dat mensen weten hoeveel tijd ze hebben voor het onderwerp. Geef alle deelnemers aan je vergadering bijvoorbeeld 2 minuten voor een eerste reactie en nog eens 2 minuten om te reageren op anderen. Als iemand niet in 2 minuten kan verwoorden wat hij of zij wil zeggen lukt dat meestal ook niet in een spreekbeurt van 15 minuten.
6. Merk je dat een onderwerp toch meer tijd nodig heeft dan gepland?
Bedenk of het dringend is.
Zo ja: maak er meer tijd in je schema voor. Dat betekent dus dat je andere onderwerpen minder dringend vindt. Die schuiven naar de volgende vergadering.
Zo nee: schuif het onderwerp naar de volgende vergadering. Vraag één iemand of een kleine groep het goed voor te bereiden, stuur van te voren die voorbereiding naar iedereen en behandel het snel in de volgende vergadering.
7. Als de voorzitter een inhoudelijke bijdrage wil leveren: zorg dat iemand anders de voorzitterstaak overneemt en vraag hem of haar de voorzitter net zo te behandelen als alle andere deelnemers. Streng dus.

Ps ik heb veel meer tips om vergaderproblemen op te lossen. Heb je een vergaderprobleem? Vraag me om advies!

Meer tips zijn welkom hieronder!

Succes en plezier met jullie vergaderingen!
Carla van den Bos

Je mag dit artikel gebruiken voor een tijdschrift, nieuwsbrief of website.
Wel het in het geheel overnemen en dit stukje toevoegen met een werkende link:
‘Door Carla van den Bos van Vergaderen doe je zo!
Ga naar www.vergaderendoejezo.nl voor het aanvragen van het gratis e-boekje
’10 tips over besluitvorming.’

Op 29 november gaf ik een workshop Vergaderen 2.0 tijdens het Open Innovatie Festival in Ede. De Open Innovatie Festivals vind ik een heel inspirerend idee. 20 gemeentes in heel Nederland hielden een Open Innovatie Festival. De uitvoering in Ede was divers en origineel. Een leuk festival dus! Ik hoop dat de gemeente Ede het volgend jaar weer organiseert.

De workshop Vergaderen 2.0 gaat over Het Nieuwe Werken, wat ook een andere manier van het organiseren van vergaderingen vraagt. Bij Het Nieuwe Werken hoort ook het vergaderen op afstand, bijvoorbeeld met teleconferenties. En zoals in al mijn workshops is slimmer vergaderen en snelle(re) besluitvorming een onderdeel.

Tijdens de workshop kreeg ik van één van de deelnemers een goede tip. Hij was enthousiast over de manier hoe ze bij zijn vorige werk de notulen maakten. Het is een manier om gebruik te maken van technieken, die vaak gebruikt worden en die in de meeste vergaderruimtes aanwezig zijn. Hartelijk bedankt voor de tip!

De tips is: Maak tijdens een vergadering de notulen op een laptop en projecteer het.

Beamen tijdens Wageningse Workshopdag

Iedereen ziet wat er genotuleerd wordt en vult het tijdens de vergadering aan en corrigeert het. De notulen zijn aan het einde van de vergadering klaar. Net als natuurlijk de actie- en de besluitenlijst.

Iedereen kan na de vergadering meteen met de taken, die hij of zij toegezegd heeft te gaan doen, beginnen. Vaak wordt gewacht met het uitvoeren van taken totdat de notulen er zijn omdat men niet meer precies weet wat hij of zij zou gaan doen. In de notulen is het dan duidelijk geformuleerd. Met deze manier van verslaglegging hoeft er niet meer gewacht te worden op de notulen.

Tijdens de volgende vergadering wordt het agendapunt ‘Notulen vorige vergadering’ overgeslagen. Dit is vaak een langdurend agendapunt. Met deze methode heb je over de notulen tijdens de vorige vergadering al gepraat. Je kan dus meteen aan de ‘echte’ agendapunten beginnen.

Deze manier van notuleren scheelt veel tijd en voorkomt onnodige discussie over wie wat wel of niet gezegd heeft.

Reacties zijn welkom hieronder!

Een belangrijk onderdeel van mijn workshop ‘Effectief Vergaderen’ is het blok ‘wat zou je willen verbeteren in je vergadering? Wat gaat niet goed? Daar komen vaak dezelfde dingen uit. Een tipje van de sluier licht ik hieronder op.

De laatste tijd heb ik workshops gegeven onder andere aan vrijwilligersorganisaties. Eén van de punten waar zij tegenaan lopen is dat vrijwilligerswerk vaak door vrijwilligers gezien wordt als vrijblijvend. Het is moeilijk om alle taken verdeeld te krijgen. En als iemand belooft iets te doen wordt die afspraak soms niet nagekomen.

Ik denk dat je meteen de discussie over dat het vrijwilligerswerk is en dat het vooral leuk moet zijn de kop in moet drukken. Immers als je wilt dat je organisatie blijft bestaan zal iedereen iets moeten doen. Het loopt niet vanzelf.

De 5 tips om het allemaal wat makkelijker te laten verlopen:

1. Maak een besluiten- en actielijst. Op de actielijst zet je welke activiteit er gedaan moet worden, wie het gaat doen en voor wanneer het klaar moet zijn. Spreek termijnen af die werkbaar zijn. Alles moet eigenlijk gisteren af zijn, maar dat stimuleert niet om er
vandaag aan te beginnen.

2. Spreek elkaar aan op de verantwoordelijkheid om de taken te doen. Als iemand tijdens een vergadering zegt een taak te gaan uitvoeren en het niet doet kan je hem of haar daar zeker op aanspreken. Hij of zij heeft zelf gezegd het te willen doen.

3. Splits grote taken op in kleinere of doe een grote taak met meer mensen. Als je een enorme taak aan iemand geeft is de kans groot dat het niet gedaan wordt. Als het een overzichtelijker geheel is gebeurt het wel.

4. Vraag hulp. Maak duidelijk dat als iemand er alleen of in een klein groepje niet uit komt dat er altijd hulp van de rest te vragen is. Het is beter dat iedereen snel weet dat er een probleem is dan dat er gewacht wordt tot de volgende vergadering en dat dan gezegd wordt dat het niet gedaan is.

5. Spreek een werkmiddag af. Tijdens zo’n werkmiddag of zelfs een werkdag is iedereen bezig met taken voor de organisatie. Het stimuleert om samen bezig te zijn en je kan heel makkelijk even overleggen of taken ruilen.

Reacties zijn welkom hieronder! 

Succes en plezier met jullie vergaderingen! 
Carla van den Bos 

Je mag dit artikel gebruiken voor een tijdschrift, nieuwsbrief of website.
Wel het in het geheel overnemen en dit stukje toevoegen met een werkende link:
‘Door Carla van den Bos van Vergaderen doe je zo!
Ga naar www.vergaderendoejezo.nl voor het aanvragen van het
gratis e-boekje ’10 tips over besluitvorming

1. Baken het onderwerp waar je over wilt brainstormen heel duidelijk af. Hoe beter je vraagstelling is hoe meer resultaat je uit je brainstorm krijgt;

2. Wees niet bang om ‘out-of-the-box’ te denken. Bij brainstormen is het juist de bedoeling om associaties te maken, onmogelijke, fantasierijke en creatieve dingen te verzinnen en niet op de toepasbaarheid of haalbaarheid te letten.

3. Scheidt de verschillende fases van elkaar. Hou hier strak aan vast. De fases zijn ruwweg:
a. Bedenk het onderwerp
b. Bedenk ideeën zonder commentaar en discussie
c. Rangschik de ideeën. Zet vergelijkbare ideeën bij elkaar en maak er ‘grotere’ gehelen van.
d. Uitwerking. Nu pas begin je met de discussie en het kijken naar toepasbaarheid en de haalbaarheid.

Wil je meer over brainstormen weten? Wil je op een andere manier leren brainstormen dan het gebruikelijke ‘roep maar‘? Schrijf je dan nu in voor de workshop ‘Meer resultaat en nieuwe ideeën met slimmer brainstormen’ op de Wageningse Workshopdag! En kies nog een workshop uit ons aanbod.

Ik ben benieuwd naar jullie ervaringen met dit onderwerp!
Reacties zijn welkom hieronder.

Succes en plezier met jullie vergaderingen!
Carla van den Bos

Er zijn veel vergaderingen waar mensen als vertegenwoordiger van een organisatie of een afdeling zitten. Dat is mooi, want dan praat je namens een achterban. Wat lastig kan zijn in zo’n vergadering is dat sommige mensen namens een achterban praten en ook soms dingen terug moeten koppelen en anderen alleen voor zichzelf praten. Dat geeft een beetje scheve verhouding.

De ene vertegenwoordiger heeft natuurlijk een andere mening of belang dan een andere. Heel goed zie je dat in een vergadering van bijvoorbeeld de SER (Sociaal-Economische Raad). Daar zitten vertegenwoordigers van zowel werkgevers als van werknemers in. Die hebben verschillende meningen en ook andere belangen bij de meeste onderwerpen. Goed zie je dat bij onderwerpen als AOW en pensioenen.

Vaak is het duidelijk dat de verschillende leden van de vergadering andere meningen, politieke ideeën en andere belangen hebben. Maar dat is niet altijd zo. Zo ken ik een paar cliëntenraden WWB. Daar zitten naast mensen die een bijstandsuitkering hebben ook vertegenwoordigers van bijvoorbeeld de welzijnskoepels, belangenorganisaties en FNV in. Natuurlijk hebben die een andere achtergrond, andere meningen en andere belangen. Al was het alleen maar dat zij meestal meer geld per maand te besteden hebben dan iemand met een bijstandsuitkering.

In gemeenteraden en in de Tweede Kamer zitten mensen van politieke partijen. Dan levert het geen verwarring op. Zij spreken immers altijd namens hun partij.

Ik adviseer je om in je eigen vergadering hier duidelijk over te zijn. Als je namens een organisatie of een achterban praat benadruk dat. ‘Mijn organisatie vindt …’ is duidelijker dan wanneer je ‘ik’ of ‘wij’ zegt.

In de vergadering moeten jullie zelf een evenwicht vinden. Wat wil je dat er teruggekoppeld naar een achterban kan worden? Hoe ga je om met het feit dat één iemand alleen zichzelf vertegenwoordigt en iemand anders een grote bond? Hoe ga je ermee om dat iemand wel of niet direct belang heeft bij uitspraken van je vergadering?

Als voorzitter moet je goed opletten dat alle meningen aan bod komen, ook de meningen van eenlingen. Ik heb gemerkt dat mensen makkelijker praten als ze namens een organisatie wat zeggen. Het is lastig als je zelf direct door een maatregel getroffen wordt om de grote lijn te zien.

Grotere organisaties geven scholing aan hun vertegenwoordigers. Hierdoor hebben ze meer achtergrondinformatie en praten ze soms makkelijker dan de andere leden van een vergadering. Dat kan je ondervangen door scholingsbijeenkomsten voor iedereen te zoeken. Of alle leden de mogelijkheid geven om zich bij te scholen. Zoek naar workshops en trainingen die voor iedereen relevant zijn en doe die met de hele vergadergroep.

Bedenk dat het idee ‘we staan voor hetzelfde’ een grote valkuil is. Want waarom vergader je dan? Je vergadert om de verschillen en de verschillende meningen boven tafel te krijgen en daarmee een goed advies te geven of een gefundeerd besluit te nemen.

Ik ben benieuwd naar jullie ervaring over dit onderwerp!

Reacties zijn welkom hieronder.

Succes en plezier met je vergaderingen!

Carla van den Bos

Je mag dit artikel gebruiken voor een tijdschrift, nieuwsbrief of website.
Wel het in het geheel overnemen en dit stukje toevoegen met een
werkende link: ‘Door Carla van den Bos van Vergaderen doe je zo!
Ga naar http://www.vergaderendoejezo.nl voor het aanvragen van het
gratis e-boekje ’10 tips over besluitvorming.’

1. Onvoorbereid in je vergadering komen.
Voorbereiding  is essentieel om een goede vergadering te hebben. Met een goede voorbereiding
heeft iedereen over de vergaderpunten nagedacht en kan er tot een afgewogen en inhoudelijk
goed besluit genomen worden. Met een goede voorbereiding vergader je bovendien korter.

2. Te laat op de vergadering komen.
Als je te laat komt zijn er twee mogelijkheden. Of de vergadering is op tijd begonnen en
dan stoor je. Vaak gaat de voorzitter je zelfs uitleggen waar de vergadering mee bezig is.
De tweede mogelijkheid is dat de hele groep op jou zit te wachten. Allebei kost veel tijd en
het remt en verstoort het proces. Juist in het begin van een vergadering, als iedereen
vol energie en enthousiasme wil beginnen, is dat vervelend.

3. Tijdens de vergadering bezig zijn met andere dingen zoals je telefoon.
Zet je telefoon uit of op stil, zodat je en de anderen er niet door gestoord kunnen worden.

4. Over iets anders dan het agendapunt praten.
Het kan nog zo interessant zijn, het is een ander onderwerp. Als je iets heel belangrijks
bedenkt wat niets te maken heeft met het agendapunt dat jullie aan het behandelen
zijn: schrijf het op. Kijk of het bij een volgend punt past. Zo niet: bewaar het voor de
volgende vergadering.

5. Praten met mensen die naast je zitten.
Praat als je iets over het agendapunt wilt zeggen met iedereen. En als het niet over het
agendapunt gaat: zie 4.

6. Geen besluit nemen.
Neem altijd aan het eind van een agendapunt een besluit. Een besluit kan ook zijn dat je er
de volgende vergadering op terug komt of dat iemand eerst iets uit moet zoeken voordat er
verder over gepraat kan worden. Formuleer het besluit en neem het op in  je
actie- en besluitenlijst.

7. Bij elkaar komen als er geen noodzaak toe is.
Vergaderen zonder voldoende inhoudelijke agendapunten, omdat je altijd op die tijd vergadert is
zonde van ieders tijd. Kijk of er genoeg inhoudelijke punten zijn en zo niet: schuif de vergadering
door.

Reacties zijn welkom hieronder! 
Succes en plezier met jullie vergaderingen!
Carla van den Bos  

Je mag dit artikel gebruiken voor een tijdschrift, nieuwsbrief of website.
Wel het in het geheel overnemen en dit stukje toevoegen met een werkende link:
‘Door Carla van den Bos van Vergaderen doe je zo!
Ga naar www.vergaderendoejezo.nl voor het aanvragen van het
gratis e-boekje ’10 tips over besluitvorming.