Met wie vergader je?

Wie, wat, waar, waarom, en hoe van een vergadering, deel 1

Ik ben van plan om een boek te maken van de 26 artikelen die ik voor de VergaderSter heb geschreven in 2011. Het wordt een nuttig naslagwerk met veel tips over vergaderen.

Ik heb inmiddels de hoofdstukindeling gemaakt. Frappant dat ik over de vier belangrijkste hoofdstukken ongeveer even veel artikelen heb geschreven het afgelopen jaar. Zonder dit van te voren te plannen heb ik daarmee die hoofdstukken al bijna af.

Wat er mist is wat ik als 1e hoofdstuk wil hebben: ‘Wie, wat, waar, waarom
en hoe van een vergadering’. Eerst was ik van plan het alleen voor het boek te schrijven. Maar het lijkt me toch beter om het als meerdere artikelen in de VergaderSter te laten verschijnen. Het boek komt pas als die artikelen in de VergaderSter verschenen zijn. En er komen dus meer dan alleen de 26 artikelen uit 2011 in.

Dit is het eerste deel: ‘Wie is lid van je vergadering’. Het volgende deel verschijnt over 2 weken, op donderdag 2 februari.

Wie er mee vergadert bepaalt voor een deel de sfeer en ook hoe makkelijk de vergadering verloopt. Met elkaar vorm je de vergadering. Met alle personen, met alle verschillende karakters, ervaringen en achtergronden, moet je besluiten nemen. Met elkaar bepaal je het beleid van je organisatie. Het is dus belangrijk dat je begrijpt wie er aan tafel zit en waarom juist die persoon er zit.

Het lijkt heel duidelijk wie er onderdeel is van je vergadering. Meestal is dat ook zo. Je vergadert met de mensen waarmee je ergens aan werkt. Je vergadert met je projectgroep. Dat zijn dus de mensen die aan het betreffende project werken. Je vergadert met je afdeling. Dat is dus met de mensen die op je afdeling werken. Je vergadert met de sportclub. Dat zijn de mensen die lid zijn van je sportclub. Bij deze laatste vergadering zijn het daarnaast de mensen die de moeite nemen om naar de vergadering te komen.

Ingewikkelder wordt het bij vergaderingen waar afgevaardigden heen gaan. Bijvoorbeeld interdisciplinaire vergaderingen of overleggen met andere groepen. Wie gaat er heen? En waarom? Gaat er altijd dezelfde persoon heen? Is die persoon gekozen door jullie? Vragen jullie ‘wie heeft er zin om te gaan?’ En hoeveel mensen willen dan? Is het dus een negatieve keuze? Of is het duidelijk dat juist diegene gaat waarvan de kennis of ervaring aansluit bij de agendapunten van de vergadering? Het zijn nuttige onderwerpen om over te praten.

Daarnaast zijn er besturen. Wie is daar lid van? Hoe wordt iemand gekozen? Kan je jezelf kandidaat stellen? Of word je gevraagd voor een bestuur? Word je dan gevraagd door het bestuur dat aftreedt? Zo niet, door wie word je gevraagd om je kandidaat te stellen? Naar welke eigenschappen wordt gekeken? Bijvoorbeeld bij een College van Burgemeester en Wethouders is dat duidelijk. Maar bij andere besturen? Soms wel, soms niet. Het is goed om hier over te praten voordat je een bestuur kiest. Als je van te voren duidelijk maakt welke eigenschappen iemand in jullie bestuur moet hebben krijg je de mensen die jullie willen hebben. Als je het open laat misschien niet.

Bij Ondernemingsraden gaat het ongeveer hetzelfde als bij besturen. Mensen worden gekozen. Je kan je dus dezelfde vragen stellen. Ook hierbij is het dat er soms maar één kandidaat is. Hoe gaat het dan? Wordt er nog naar de kwaliteiten van die persoon gekeken of is men allang blij dat er iemand is?

Bij adviesraden gaat het weer net wat anders. Sommige adviesraden worden aangesteld. Of mensen worden gevraagd zich kandidaat te stellen. Bij andere adviesraden wordt iemand gekozen door organisaties die de achterban van de raad vormen. Het is hun vertegenwoordiger in de raad. Hoe gaat die verkiezing? Wie stelt zich kandidaat? En waarom? Of wordt iemand gevraagd? Ook dit is interessant om te weten. Dan weet je immers hoe iemand in je raad terecht gekomen is. En waarom.

En dan is de eerste vergadering met veel nieuwe mensen. Hoe doe je dat? Stelt iemand ze voor en zegt: ‘je leert in de loop van de tijd wel waar we over praten‘? Of heeft bijvoorbeeld de voorzitter een actievere rol? Die actievere rol kan zijn: een scholing voor nieuwe mensen organiseren of een maatje zoeken die ze helpt de eerste tijd. Ook kan je een teamactiviteit organiseren, waarbij iedereen elkaar beter leert kennen. Kies bewust hoe je nieuwe mensen in je vergadering begeleidt.

In het begin van een vergaderperiode is het ook nuttig wat vaker activiteiten naast de vergadering te plannen. Organiseer eens een lunch samen of een borrel. Hoe beter je weet met wie je vergadert hoe soepeler en hoe sneller je vergadering gaat.

Reacties zijn welkom hieronder!

Succes en plezier met jullie vergaderingen!
Carla van den Bos

Je mag dit artikel gebruiken voor een tijdschrift, nieuwsbrief of website.
Wel het in het geheel overnemen en dit stukje toevoegen met een werkende link:
‘Door Carla van den Bos van Vergaderen doe je zo!
Ga naar www.vergaderendoejezo.nl voor het aanvragen van het
gratis e-boekje ’10 tips over besluitvorming.’