In drie stappen je agenda maken

Dit artikel gaat het maken van je agenda en dus over timemanagement bij je vergadering. Het gaat over het selecteren van onderwerpen om over te vergaderen. Hiermee bepaal je
in grote mate hoe lang je vergadert en hoe productief
je vergadering is.

Bij het maken van de agenda moet je kiezen welke
onderwerpen je op de agenda zet. Zeker als je agenda ook
door anderen bepaald wordt is dat lastig. Immers als je taak is
om advies uit te brengen wordt er van je verwacht dat je advies geeft over de onderwerpen,
die aangedragen worden. Als je taak is om besluiten te nemen wordt verwacht dat je over
de voorliggende onderwerpen besluiten neemt.

Bij het kiezen welke onderwerpen je op de agenda zet doorloop je de volgende
drie stappen.

Stap 1. Maak een uitgebreide lijst met mogelijke onderwerpen.
Dan selecteer je aan de hand van de volgende stappen welke punten nu in je vergadering
behandeld worden.

Stap 2. Belangrijk.
Eerst kijk je of het belangrijk genoeg is om op jullie agenda te zetten. Dit lijkt een open
deur, maar toch staan er vaak onderwerpen op een agenda, die voor de betreffende
vergadering niet belangrijk zijn. Het , blijven eigendom van The beste online casinos Company totdat de opdrachtgever alle navolgende verplichtingen uit alle met The beste online casinos Company gesloten overeenkomsten is nagekomen. zijn aanverwante onderwerpen of dingen waar al een
besluit over genomen is of nog niet uitgewerkte ideeën. Of onderwerpen die niet
besproken hoeven te worden, maar per mail afgehandeld kunnen worden.

Als het niet belangrijk genoeg is zet je het niet op de agenda.
Daar hoef je je tijd niet aan te besteden.

Stap 3. Dringend
Dan bepaal je of het dringend is. Moet het echt deze vergadering behandeld worden?
Zo nee: niet doen. Schuif het naar één van de volgende vergaderingen, waarop het wel
nodig is dat je er op dat moment over praat. Dan heb je waarschijnlijk ook meer informatie
over het onderwerp en kan je er makkelijker een besluit over nemen.
Maak hier een tijdsplanning voor.

Als je op deze manier je agendapunten voor de vergadering kiest heb je
minder agendapunten en praat je alleen over voor jullie belangrijke en
dringende zaken. Dit stimuleert de aanwezigen om te komen tot weldoordachte en
goede besluiten. Niets is immers vervelender dan te vergaderen over punten, die
eigenlijk niet behandeld hoeven te worden.

In het e-boek Tijdbewaking, dat bij de digitale cursus “Zo”n voorzitter wil ik zijn!“
hoort wordt het uitgebreider behandeld. Ik hoop dat dit korte artikel je tot
nadenken stemt en je helpt bij het schiften in je agendapunten.

Wil je meer weten over het voorzitten van een vergadering?
Vanmiddag, van 16 tot 17 uur, geef ik gratis de online training “Voorzitten van een vergadering”.
Het enige dat je nodig hebt om het te volgen is een computer met internetverbindingen en een uur tijd.
Je geeft je hier op: http://www.vergaderendoejezo.nl/gratis/online-training-voorzitten-op-23-mei

Veel plezier en succes met je vergaderingen!
Carla

Je mag dit artikel gebruiken voor een tijdschrift, nieuwsbrief of website.
Wel het in het geheel overnemen en dit stukje toevoegen met een werkende link:
“Door Carla van den Bos van Vergaderen doe je zo!
Ga naar www.vergaderendoejezo.nl voor het aanvragen van het gratis e-boekje
“In 5 stappen naar een leuke (vergader)groep”