Op dit moment hoor ik om me heen dat het
vergaderseizoen aan het aflopen is. Na de vakantie begint het
weer opnieuw. Een mooie gelegenheid voor dit artikel dus.

Elke vergadergroep verandert in de tijd. Mensen krijgen
ander werk, ze stoppen met de sportclub, ze stappen uit een
bestuur of de samenstelling van de raad verandert.

Bij besturen van een stichting of vereniging is het
zelfs in de statuten geregeld. Ieder bestuurslid kan hooguit een
aantal jaren bestuurslid zijn. Dat is goed, hierdoor verdeel je de verantwoordelijkheid en blijft de kennis over je organisatie niet bij een heel klein groepje.

Op het werk is het minder geregeld. Er komt iemand nieuw werken en die vergadert
dus mee.

Hetzelfde geldt voor grote vergaderingen, zoals algemene
ledenvergaderingen. Mensen worden lid, ze zijn heel enthousiast en komen op een
vergadering.

Rationeel weet iedereen dat het gezond voor je bedrijf of organisatie is om
nieuwe mensen erbij te krijgen. Nieuwe mensen hebben nieuwe inzichten en een
nieuwe inbreng.

Het is ook goed om weer eens vraagtekens te zetten bij waarom het gaat zoals
het gaat. Iets blijven doen omdat het zo gegroeid is is niet zo’n goede reden. Als dit ter
discussie gesteld wordt denk je er over na en bedenk je hoe het idealer zou kunnen zijn.

Hoe ga je om met nieuwe mensen bij je vergadering? Heb je er wel eens over
nagedacht? Hebben jullie een soort protocol hiervoor? Of gaat het zoals het gaat? Iemand
komt binnen en jullie zien wel hoe het loopt?

Het lijkt me nuttig om hier over na te denken. En om iets erover vast te leggen. Het
gebeurt immers heel regelmatig.

Bedenk eerst eens wat er gebeurt als iemand nieuw bij je vergadering komt.
Hoe doe je dat? Stelt iemand ze voor en zegt: ‘je leert in de loop van de tijd wel waar we
over praten’?

Of heeft bijvoorbeeld de voorzitter een actievere rol? Die actievere rol kan zijn:
een scholing voor nieuwe mensen organiseren of een maatje zoeken die hem of haar helpt
de eerste tijd. Het kan ook zijn dat juist de voorzitter hem of haar onder de hoede neemt
en inpraat over het werk en de vergadering.

Nieuwe mensen op je werk worden ingewerkt. Dat zou kunnen inhouden dat ze
ook ingewerkt worden over de vergaderingen. Dan is het allemaal geregeld.

Als je vergadering niet over werk gaat is het ook nuttig iemand in te werken
in de onderwerpen van je vergadering en in jullie vergadercultuur. Doe dit
bewust, trek er tijd voor uit.

Kies bewust hoe je nieuwe mensen in je vergadering begeleidt en doe het ook.

Als er veel veranderd in de vergadergroep zou ik je aanraden er tijd en
energie in te stoppen om met de hele groep elkaar beter te leren kennen.
Je kunt een teamactiviteit organiseren, waarbij iedereen aanwezig is en waarbij je elkaar
beter leert kennen op een ontspannen manier.

Ook aan het begin van een vergaderperiode is het nuttig wat vaker activiteiten
naast de vergadering te plannen. Organiseer eens een lunch of een borrel samen.

Hoe beter je weet met wie je vergadert hoe soepeler en hoe sneller je vergadering gaat.

Succes en plezier met jullie vergaderingen!
Carla van den Bos

Je mag dit artikel gebruiken voor een tijdschrift, nieuwsbrief of website.
Wel het in het geheel overnemen en dit stukje toevoegen met een werkende link:
‘Door Carla van den Bos van Vergaderen doe je zo!
Ga naar www.vergaderendoejezo.nl voor het aanvragen van het gratis e-boekje
’10 Tips over Besluitvorming.’

Het gaat over de ‘Zes Denkhoeden’, die Edward de Bono bedacht. Hij is een
Brits psycholoog, arts en managementauteur.

Van de Zes Denkhoeden maak ik op verschillende manieren gebruik bij de
workshops die ik geef. Ik leg het concept van de Denkhoeden hieronder uit en vertel
hoe ik het toe heb gepast bij de workshop Brainstormen/Creatief Denken vorige week.

In de Nederlands Wikipedia staat over de Zes Denkhoeden een uitgebreid
stukje. Ik citeer:

‘Het denkproces wordt geanalyseerd, afgebroken en opgesplitst in verschillende
denkrollen, die door denkhoeden worden voorgesteld. Deze techniek kan ook in een
vergadering gebruikt worden. Elke deelnemer speelt dan de rol die bij de denkhoed
hoort. De ‘blauwe hoed’ speelt dan de voorzittersrol.

• De witte denkhoed: Maagdelijk wit denken, in de vorm van feiten, cijfers en
  informatie.
• De rode denkhoed: Een ‘rood waas’ voor de ogen, in de vorm van emoties en
  gevoelsoordelen, alsmede vermoedens en ingevingen (intuïtie).
• De zwarte denkhoed: De ‘advocaat van de duivel’, negatieve beoordeling;
  waarom iets ‘niet’ zal functioneren.
• De gele denkhoed: Zonneschijn, helderheid en optimisme: positieve beoordeling,
  constructieve bijdragen, opsporen van kansen (opportunisme).
• De groene denkhoed: Vruchtbaarheid: creativiteit, zaden die ontkiemen en tot
  wasdom komen, beweging, provocatie.
• De blauwe denkhoed: Afstandelijkheid en controle: de dirigent van het denken,
  denken over denken. ‘
  

Ik hou erg van een creatieve insteek in de workshops die ik geef en gebruik al
lang de Zes Denkhoeden. Ik heb ook echt zes gekleurde hoeden. Tot nu toe gebruikte ik ze vooral in rollenspellen over vergaderen.

Voor de workshop Brainstormen/Creatief Denken tijdens de Workshopdag bedacht ik iets nieuws. Als je immers bij het opzetten van een denkhoed elke keer een andere rol speelt, kan dat ook gebruikt worden bij het uitwerken van een brainstorm.

Tijdens de workshop doorliepen we het hele brainstormproces. Aan het eind
moest een bruikbaar voorstel liggen.

Het onderwerp van de brainstorm was een heel concreet onderwerp. Meerdere
deelnemers hadden op mijn verzoek onderwerpen aangedragen. De meeste waren te groot
of te ingewikkeld om in een korte tijd tot een resultaat te kunnen leiden. Deze paste precies in de vrij korte tijd die we voor de brainstorm hadden.

Eerst werd het onderwerp duidelijk omschreven. Daarna verzonnen de deelnemers aan de hand van
technieken beschreven in het boek van Koen de Vos: Brainstormen, het ultieme handboek heel veel ideeën.

Toen werden de ideeën geclusterd en twee uit gekozen. Over een manier van snel kiezen uit veel
ideeën of voorstellen heb ik in de VergaderSter 10: Besluiten nemen is zo helemaal niet moeilijk geschreven.

Nu was het tijd om de denkhoeden in te zetten. Allebei de gekozen ideeën kregen een denkronde.

Door een gekleurde hoed op te zetten kan je je inleven in juist dat aspect van het denkproces. De deelnemers schreven alles op wat bij hen op kwam. Het wisselen van de hoeden gebeurde snel, zodat het denkproces niet stil viel.

Door de ronde met de denkhoeden voor het bespreken en bekritiseren van de ideeën te doen had iedereen voor zichzelf alle voor en tegens al bedacht.

De 2 ideeën werden verder uitgewerkt. Na korte tijd werd het gepresenteerd.

Na de workshop van 2,5 uur lagen er twee heel concrete en uitgewerkte plannen over het onderwerp. Diegene die het onderwerp ingebracht heeft heeft ook alle andere ideeën meegenomen voor haar contact. Via Twitter werden we door haar bedankt voor de fantastische ideeën. Ik ben benieuwd wat er verder mee gebeurd!

Ik wil jullie natuurlijk graag een workshop Brainstormen/Creatief Denken geven. Ook voor begeleiding van een brainstorm kun je mij inschakelen.

Reacties zijn van harte welkom hieronder!

Succes en plezier met jullie vergaderingen!
Carla van den Bos

Je mag dit artikel gebruiken voor een tijdschrift, nieuwsbrief of website.
Wel het in het geheel overnemen en dit stukje toevoegen met een werkende link:
‘Door Carla van den Bos van Vergaderen doe je zo!
Ga naar www.vergaderendoejezo.nl voor het aanvragen van het gratis e-boekje
’10 Tips over Besluitvorming.’

Ik notuleer af en toe en werk die dan uit. Het is een overblijfsel uit het verleden,
toen ik professioneel voor een notuleerbedrijf werkte.

Ook heb ik soms opdrachten voor universiteiten om interviews uit te werken
en samen te vatten. Dit is in het verlengde van opdrachten om te notuleren gekomen.
Het zijn erg leuke opdrachten. Het gaat, tot nu toe, over interessante onderwerpen. En het
is prettig om een tijdje met één opdracht bezig te zijn. Als afwisseling van het geven van
workshops en trainingen, die toch vaak kort duren.

Voor zowel mijn notuleerwerk als voor het uitwerken van interviews ben ik
op zoek gegaan naar goede spraakherkenningssoftware. Na wat zoeken heb ik
een redelijk goede gevonden. Daarmee is het mogelijk om te praten en de software het te
laten typen.

Ik typ vrij snel, maar toch niet zo snel als ik kan praten. Zo zag ik ergens bij
reclame voor deze software: spreken gaat 3x sneller dan typen. En 99% foutloos. Het is
niet helemaal waar. Voor mij gaat het niet 3x sneller dan typen. Die 99% bereik ik ook niet,
zeker niet bij de interviews die ik uitwerk voor universiteiten. Daarin wordt ook vaktaal en
Engelse termen gebruikt. Die kent het programma eerst nog niet.

Ik kijk elke alinea meteen na op ‘rare’ fouten. Zo verwart bijvoorbeeld het
programma ‘je‘ en ‘hier‘ nogal eens, wat heel vreemde zinnen geeft.

Natuurlijk is het belangrijk om duidelijk en niet te snel te praten en niet te
haperen. Prettig is dat Dragon geen spellingfouten maakt. Wel stijlfouten en soms
vreemde zinsconstructies.

Het programma past zich aan aan jouw stem en ook aan veel door jouw
gebruikte termen en woorden. Natuurlijk kan je ook woorden toevoegen die het
programma niet kent.

Je kan zelfs je hele computer ermee besturen. Zo kan het bijvoorbeeld
programma’s openen en sluiten. En zoeken op internet. Dat doe ik er niet mee. Dat kan je
ook allemaal uitzetten, zodat het niet per ongeluk een keer iets heel vreemds doet terwijl je
aan het dicteren bent.

Het programma heet Dragon Naturally Speaking. Het is in het Nederlands
verkrijgbaar. Inmiddels is versie 11.5 op de markt. Ik werk met 10 en ben daar tevreden
mee. Er zijn nogal wat verschillende uitgaven en versies. Kijk bijvoorbeeld op Beslist.

Als je er veel mee gaat werken is een investering in een betere koptelefoon
dan bij het pakket zit een goede. Ik zag ergens dat je je iPhone of iPad als microfoon
erbij zou kunnen gebruiken. Dat heb ik (nog?) niet geprobeerd.

Er zijn wat YouTube filmpjes om te zien hoe het werkt. Niet zo heel goede
trouwens… Je vindt ze hier en hier.

De ervaringsverhalen vond ik interessanter.

Laat je me weten wat je van dit artikel vond? Dat kan hieronder.

Succes en plezier met jullie vergaderingen!
Carla van den Bos

Je mag dit artikel gebruiken voor een tijdschrift, nieuwsbrief of website.
Wel het in het geheel overnemen en dit stukje toevoegen met een werkende link:
‘Door Carla van den Bos van Vergaderen doe je zo!
Ga naar www.vergaderendoejezo.nl voor het aanvragen van het
gratis e-boekje ’10  Tips over Besluitvorming.’

Besluitvorming is essentieel bij de meeste vergaderingen. Het is dus ook
essentieel dat iedereen weet waarover besloten wordt en op wat voor manier.
Maar hoe werkt het en waarom kan het soms zo moeilijk zijn?

Het doel is besluiten te nemen, die goed en efficiënt zijn. Dat zijn
besluiten, die de betrokkenen begrijpen en het liefst ook door hen gedragen
worden. Kom je niet tot een besluit? Dan levert het traject je in ieder geval
onderbouwde argumenten op. Hiermee kun je verder gaan en eventueel
meer informatie inwinnen en er later een besluit over nemen.

Mensen verschillen nogal eens van mening. Dat gebeurt ook in
vergaderingen. Als je een meningsverschil hebt, wil je de ander overtuigen
van jouw standpunt door te argumenteren. Je maakt dan gebruik van goede
argumenten en een heldere redenering. Argumenteren doe je mondeling of
schriftelijk. Soms is de ander niet vatbaar voor jouw argumenten. Vraag waarom
en praat daar verder over.

In het besluitvormingsproces zijn 5 stappen te onderscheiden.
1. beeldvorming: wat is het probleem of onderwerp waarover besloten moet worden;
2. voorstellen voor verschillende oplossingen door creativiteit en ervaringen uit
het verleden;
3. oordeelsvorming: bekijken en toetsen van de verschillende voorstellen;
4. besluitvorming: kiezen van een oplossing;
5. planning en uitvoering van het besluit.

Er zijn ook 5 manieren om te besluiten. Het hangt onder andere af van
de verhoudingen binnen de groep en de machtsverhoudingen.
a. één persoon beslist;
b. een kleine groep beslist, bijvoorbeeld het bestuur van een organisatie;
c. de meerderheid beslist;
d. eenstemmigheid: er is een overeenstemming en niemand is echt tegen;
e. consensus: het besluit wordt gedragen door de groep.

De besluitvorming kan moeilijker worden door:
* verschillende belangen binnen de groep;
* verschillende waarden, normen, politieke ideeën en ervaringen binnen de groep;
* verschillende deskundigheid. Hierdoor worden er verschillende oplossingen
aangedragen;
* risico’s, onzekerheden en lange termijn effecten kunnen soms slecht ingeschat
worden;
* een besluit gaat vaak over dingen, die niet met elkaar te vergelijken zijn zoals geld
en milieu, persoonlijke vrijheid en baanzekerheid;
* het gevoel speelt vaak een belangrijke rol.

Probeer dit duidelijk te krijgen. Zolang het helder is dat de één vanuit
een linkse politieke achtergrond praat en baanverlies heel belangrijk vindt en
de ander conservatiever is en het milieu voorop stelt is dat niet erg. Dan vallen
er compromissen te maken. Als het onduidelijk is loopt de discussie vast op
een soort ‘welles-nietes’.

Op internet is heel veel informatie te vinden over besluitvorming.
Ik heb een paar verschillende voor jullie op een rijtje gezet.
- meer over argumenteren
- meer over onderhandelen
- meer over het besluitvormingsproces
- meer over manieren om te beslissen

Reacties zijn welkom hieronder.

Succes en plezier met je vergaderingen!
Carla van den Bos

Je mag dit artikel gebruiken voor een tijdschrift,
nieuwsbrief of website. Wel het in het geheel overnemen en
dit stukje toevoegen met een werkende link:
‘Door Carla van den Bos van Vergaderen doe je zo! Ga naar
http://www.vergaderendoejezo.nl voor het aanvragen van het
gratis e-boekje ’10 tips over besluitvorming.’

Ervaring en bagage

Ik las laatst dat het voor kleine kinderen heel makkelijk is. Die hebben nog niet zoveel ervaring en bagage, die moeten voor hun ontwikkeling veel nieuws bedenken en ervaren. En dus fantaseren.

Maar ook voor volwassen is het goed aan te leren om het interne stemmetje stil te krijgen en je fantasie vrij baan te geven. Probeer eens een keer ‘s ochtends je rustig te concentreren op iets waar je tegen aan loopt. Formuleer het goed. Schrijf het op. En dan laat je het met rust. Pas aan het eind van de dag pak je weer pen en papier (of een computer of iPad) en denk er nog een keer over na. Het is verrassend wat er zo die hele dag heeft liggen broeden, ergens in je hoofd. Je hebt er de hele dag af en toe aan gedacht, misschien bewust, misschien onbewust. Zo gaat het ook met moeilijke vragen of problemen. ‘Slaap er een nachtje over’ is vaak het advies. En dat is een goed advies. Je bedenkt van alles in die tijd en kan daarna veel afgewogener beslissingen nemen.

Thinking out of the box

Ik heb een leuk filmpje gevonden om dit blog te illustreren. Het is van The Creativity Company en het heet ‘Thinking out of the box?’

Workshopdag Van Idee Naar Actie

Tijdens de Workshopdag Van Idee Naar Actie geef ik je de gelegenheid om samen met mij creatief denken en brainstormen in de praktijk te brengen.

Ik geef dan de workshop ‘Brainstormen’.
Je kunt uit het aanbod van 5 workshops er 2 kiezen.
Meer informatie op http://www.wageningseworkshopdag.nl

Reacties zijn welkom hieronder.

Succes en plezier met je vergaderingen!
Carla van den Bos

Je mag dit artikel gebruiken voor een tijdschrift, nieuwsbrief of website.
Wel het in het geheel overnemen en dit stukje toevoegen met een werkende link:
‘Door Carla van den Bos van Vergaderen doe je zo!
Ga naar www.vergaderendoejezo.nl voor het aanvragen van het gratis e-boekje
’10 tips over besluitvorming.’

Dit is het vijfde en laatste artikel in de reeks.
Samen zullen ze het eerste hoofdstuk van mijn boek vormen. De eerder
verschenen artikelen zijn hier nog te lezen.

Ik heb een behoorlijke hoeveelheid ‘hoe’ vragen voor je op een
rijtje gezet, om over na te denken. Ze staan in willekeurige
volgorde.

Hoe is het zo gekomen?
Hoe is dit een vergadering geworden?
Hoe ben je voorzitter geworden?
Hoe ben je lid van deze vergadering geworden?
Hoe ben je notulist geworden?
Hoe is de voorzitter voorzitter van jullie vergadering geworden?
Hoe is de notulist notulist van jullie vergadering geworden?
Hoe zoek je nieuwe mensen voor je vergadering?
Hoe kan je lid worden van je vergadering?

Hoe vergader je?
Hoe geïnspireerd zijn jullie?
Hoe zit je erbij?
Hoe kijk je naar de anderen?
Hoe zijn de tafels en de stoelen?
Hoe krijg je koffie en thee?
Hoe is de verlichting?
Hoe is het geluid, de akoestiek?
Hoe is de temperatuur?
Hoe besluit je?
Hoe begin je met jullie vergadering?
Hoe praat je over een onderwerp?
Hoe voer je je eigen taken uit?
Hoe worden de notulen gemaakt?
Hoe zit de voorzitter voor?
Hoe is de sfeer van de ruimte?
Hoe is de sfeer in de vergadering?
Hoe ga je verder met de genomen besluiten?
Hoe evalueer je je vergaderingen?
Hoe breng je advies uit?
Hoe goed wordt geluisterd naar jullie advies?
Hoe doe je een brainstorm?
Hoe goed luister je naar elkaar?
Hoe laat begin je?
Hoe laat eindig je met de vergadering?
Hoe goed structureer je de agendapunten?
Hoe maak je een tijdsplanning?
Hoe maak je een besluitenlijst?
Hoe maak je een actielijst?

Hoe tevreden ben je?
Hoe tevreden ben je over je eigen inbreng in de vergadering?
Hoe tevreden ben je over de inbreng van anderen?
Hoe tevreden ben je over de voorbereiding van jullie vergadering?
Hoe tevreden ben je over de voorzitter?
Hoe tevreden ben je over de notulist?
Hoe tevreden ben je over jullie tijdsplanning?
Hoe tevreden ben je over jullie besluiten?
Hoe tevreden ben je over het uitvoeren van jullie besluiten?
Hoe tevreden ben je over de sfeer tijdens de vergadering?
Hoe tevreden ben je over jullie vergadergroep?
Hoe tevreden ben je over jullie vergadering?

En: als je hulp nodig hebt: bel of mail mij )

Reacties zijn welkom hieronder.

Succes en plezier met je vergaderingen!
Carla van den Bos

Je mag dit artikel gebruiken voor een tijdschrift, nieuwsbrief of website.
Wel het in het geheel overnemen en dit stukje toevoegen met een werkende link:
‘Door Carla van den Bos van Vergaderen doe je zo!
Ga naar www.vergaderendoejezo.nl voor het aanvragen van het gratis e-boekje
’10 tips over besluitvorming.’

Inmiddels hebben jullie al een paar keer gelezen over mijn plan om een boek te maken van
mijn artikelen. Eerdere artikelen voor het eerste hoofdstuk ‘Wie, wat, waar, waarom en
hoe van een vergadering’ verschenen 2 en 4 weken geleden en zijn nog te lezen via mijn
website.

Dit is het derde deel en vierde deel uit de reeks: ‘Waar? ‘ en ‘Waarom? Het volgende en
laatste deel verschijnt over 2 weken, op donderdag 1 maart.

Waar?

Wie, wat, waar, waarom, en hoe van een vergadering, deel 3

Waar vergader jullie? Hebben jullie een vaste vergaderlocatie? Zo ja: waarom hebben
jullie voor deze ruimte gekozen?

Heb je geen vaste vergaderruimte? Als jullie geen vaste ruimte hebben dan regel je
voor je vergaderen een vergaderruimte. Ik heb wat vragen voor je.
– Hoe regel je het?
– Moet je elke keer de ruimte weer afschrijven? Zo ja: hoe ingewikkeld is dat? Kan je het
zelf? Of moet het via iemand anders? Gaat het via een digitaal systeem? Kan dat anders?
– Moet je elke keer zoeken naar een ruimte? Zijn er genoeg vergaderzalen? Of moet je heel snel zijn?
Bedenk een slim systeem hiervoor.

Vaak is het ‘waar’ niet iets waar je over nadenkt. Als het een vaste plek is, is het
een gegeven bij je vergadering. Maar dat hoeft natuurlijk niet. Ook dit kun je veranderen
en proberen zo optimaal mogelijk te krijgen.

De locatie bepaalt deels de sfeer van je vergadering. De ruimte, het licht, de tafels,
de stoelen zijn belangrijk. Ook is de akoestiek belangrijk. Ik heb een paar keer een
workshop gegeven in een ruimte, waar normaal met microfoons gewerkt wordt. Wij
hadden geen microfoons. Dan is het een holle ruimte, die geluid absorbeert. Kijk eens naar
al deze factoren en vraag je af of de ruimte jullie bevalt.

Bevalt de locatie jullie?
Zo ja: prima!
Zo nee: heb je andere mogelijkheden, die je beter zullen bevallen? En als je ja hierop
antwoordt: regel het snel! Een goede vergaderlocatie verbetert de sfeer en daardoor
vergader je makkelijker.
Heb je geen andere mogelijkheden, probeer dan je vergaderruimte zo optimaal mogelijk te
maken door de indeling van de tafels en de stoelen. Zorg voor goed licht en genoeg frisse lucht.

Waarom?

Wie, wat, waar, waarom, en hoe van een vergadering, deel 4

De meeste vragen bij ‘waarom’ zijn al beantwoord in vorige artikelen.
Waarom vergader je met deze mensen? Dit heb ik behandelt in het artikel ‘Met
wie vergader je‘. Je kunt dat hier lezen.
Waarom vergader je? Dit is behandeld in het artikel ‘Wat denk je dat je doet?‘.
Je kunt dat hier lezen.
Waarom je vergadert op deze locatie? Dat is behandeld in ‘Waar?‘, hierboven.

Dan blijven er nog een paar waarom-vragen over.

Waarom deze frequentie?
De meeste vergaderingen zijn regelmatig. Je vergadert elke maandagmorgen van 9 tot 11,
elke donderdagmiddag van 1 tot 2 of elke eerste woensdagavond van de maand.
Hierbij heb ik een vraag voor je: waarom is voor deze frequentie gekozen?
Past dat bij wat er op de agenda staat? Of is het alleen omdat het altijd zo gaat? Als je op
mijn laatste vraag ‘ja’ antwoordt zou ik je aanraden te bekijken of je minder kan
vergaderen en dan met meer inhoudelijke agendapunten.

Waarom op dit tijdstip?
Zoals ik aangaf bij bovenstaande voorbeelden zijn veel vergaderingen op vaste tijdstippen.
Dat is handig, want dan kunnen mensen het goed onthouden. Immers, elke
maandagochtend van 9 tot 11 vergader je met die groep. Maar waarom juist op
maandagochtend? Soms is dat omdat het goed past in de weekplanningen van alle
deelnemers. Iedereen is op maandagochtend aanwezig en op de andere dagen wisselt het.
Maar meestal is het toevallig. Als het toevallig is: kijk dan met elkaar wat voor jullie een
ideaal tijdstip is.

Onderzoek over vergadertijdstippen. Eind oktober stond hierover een artikel in
Managersonline. Dinsdagmiddag om 15 uur blijkt de beste vergadertijd te zijn.
Express.be trok wat meer conclusies uit het onderzoek, dat in het artikel genoemd wordt.
- Vroegeochtendvergaderingen worden gehaat, maar dat zal niemand verbazen.
- Tussen 10.00 en 11.00 ‘s ochtends stijgt het aantal mensen dat vrij is om een
vergadering bij te wonen significant.
- Na 15.00 uur daalt het aantal mensen dat beschikbaar is hard, dan zijn steeds meer
mensen al vrij.
Ja, niet verbazingwekkend dus. Die dinsdagmidag om 15 uur is nog het meest
spannende resultaat van het onderzoek. Probeer het een keer!

Succes en plezier met jullie vergaderingen!
Carla van den Bos

Je mag dit artikel gebruiken voor een tijdschrift, nieuwsbrief of website.
Wel het in het geheel overnemen en dit stukje toevoegen met een werkende link:
‘Door Carla van den Bos van Vergaderen doe je zo!
Ga naar www.vergaderendoejezo.nl voor het aanvragen van het gratis e-boekje
’10 tips over besluitvorming.’

Als het toevallig is kijk dan met elkaar wat voor jullie een ideaal tijdstip is.

Zoals ik schreef in de vorige VergaderSter ga ik een boek maken van de
artikelen die ik tot nu toe geschreven heb. In 2011 heb ik 26 artikel geschreven over
verschillende aspecten van vergaderen. Het boek wordt een nuttig naslagwerk met veel
waardevolle tips over vergaderen.

Bij het maken van de hoofdstukindeling merkte ik dat ik over mijn eerste
hoofdstuk, ‘Wie, wat, waar, waarom en hoe van een vergadering’, nog
nauwelijks iets geschreven heb. Vorige week ben ik begonnen dat goed te maken.
Ik schreef over wie deelneemt aan je vergadering.

Ik wacht nog even met het boek tot ik de artikelen voor het eerste hoofdstuk
in de VergaderSter en op mijn website heb gepubliceerd. Dit is het tweede deel
uit de reeks: ‘Wat doe je?’. Het volgende deel verschijnt over 2 weken, op donderdag
16 februari.

Wat is het doel van je vergadering?
Heb je daar wel eens over gepraat met elkaar of over nagedacht?

Ik zet voor je op een rijtje wat het doel van je vergadering kan zijn. Dat kan zijn:
informatie geven, informatie uitwisselen, een mening vormen, ideeën ontwikkelen,
besluiten nemen, activiteiten plannen of een lange termijn planning maken.
Vaak heeft een vergadering meer doelen.

Soms lijkt het duidelijk wat het doel is. Als je in een adviescommissie zit is het
doel  om advies te geven. Maar wat voor advies geven jullie? En geven jullie alleen
advies als het je gevraagd wordt? Of ook ongevraagd? Wat houdt een advies in? Hoe
uitgebreid is het advies? Wat gebeurt er met het advies? Horen jullie wat er mee gebeurt?
Hebben jullie regels ervoor? Of doen jullie elke keer wat anders? Volgens mij interessante
vragen om over na te denken.

Het kan ook veel complexer zijn. Als je met een projectgroep vergadert is het doel een
combinatie van alle hierboven opgesomde doelen. Ook bij een vergadering van een
ondernemingsraad heb je  meestal meerdere van deze doelen.

Als je meerdere doelen hebt raad ik je aan per agendapunt heel duidelijk aan
te geven wat het doel daarvan is. Vaak zie je op een agenda staan ‘ter informatie’. Dat
is duidelijk. Maar bij de rest van de punten staat meestal niet aangegeven wat het doel is.
Dat merk je pas uit de context van de stukken of tijdens de discussie erover. Jammer.
Als het eerder duidelijk was had je je voorbereiding daarop aan kunnen passen.

Een andere onderdeel van ‘wat’ is wat er op de agenda staat. In een eerder artikel
heb ik al beschreven hoe je invloed kan uitoefenen via de agenda.

Als je een jaarplanning maakt met je vergadering kan je zien wanneer iets op
de agenda komt en wat het ongeveer inhoudt. De meeste vergadergroepen hebben
echter geen jaarplanning. Er wordt per keer bekeken wat er besproken gaat worden. Het is
een beetje toeval of iets op de agenda komt. En dus of er over gepraat gaat worden.

Een tip die ik je hierbij kan geven is: hou voor je zelf bij over welke
agendapunten je in de loop van de tijd zeker wilt praten. Als het dan niet op de
agenda komt kan je het zelf aandragen. Zo hou je ook voor ogen wat je echt belangrijk
vindt.

Als je nieuwe mensen bij je vergadering krijgt is het handig om hen duidelijk
te maken wat het doel van de vergadering is. Bij elk agendapunt vermeld je nu het
doel. En het is nuttig om hen te vertellen hoe ze zelf een agendapunt kunnen inbrengen.
Of kan dat niet? Dan is het ook goed om dat hen snel te laten weten.

Reacties zijn welkom hieronder!

Succes en plezier met jullie vergaderingen!
Carla van den Bos

Je mag dit artikel gebruiken voor een tijdschrift, nieuwsbrief of website.
Wel het in het geheel overnemen en dit stukje toevoegen met een werkende link:
‘Door Carla van den Bos van Vergaderen doe je zo!
Ga naar www.vergaderendoejezo.nl voor het aanvragen van het gratis e-boekje
’10 tips over besluitvorming.’

Ik ben van plan om een boek te maken van de 26 artikelen die ik voor de VergaderSter heb geschreven in 2011. Het wordt een nuttig naslagwerk met veel tips over vergaderen.

Ik heb inmiddels de hoofdstukindeling gemaakt. Frappant dat ik over de vier belangrijkste hoofdstukken ongeveer even veel artikelen heb geschreven het afgelopen jaar. Zonder dit van te voren te plannen heb ik daarmee die hoofdstukken al bijna af.

Wat er mist is wat ik als 1e hoofdstuk wil hebben: ‘Wie, wat, waar, waarom
en hoe van een vergadering’. Eerst was ik van plan het alleen voor het boek te schrijven. Maar het lijkt me toch beter om het als meerdere artikelen in de VergaderSter te laten verschijnen. Het boek komt pas als die artikelen in de VergaderSter verschenen zijn. En er komen dus meer dan alleen de 26 artikelen uit 2011 in.

Dit is het eerste deel: ‘Wie is lid van je vergadering’. Het volgende deel verschijnt over 2 weken, op donderdag 2 februari.

Wie er mee vergadert bepaalt voor een deel de sfeer en ook hoe makkelijk de vergadering verloopt. Met elkaar vorm je de vergadering. Met alle personen, met alle verschillende karakters, ervaringen en achtergronden, moet je besluiten nemen. Met elkaar bepaal je het beleid van je organisatie. Het is dus belangrijk dat je begrijpt wie er aan tafel zit en waarom juist die persoon er zit.

Het lijkt heel duidelijk wie er onderdeel is van je vergadering. Meestal is dat ook zo. Je vergadert met de mensen waarmee je ergens aan werkt. Je vergadert met je projectgroep. Dat zijn dus de mensen die aan het betreffende project werken. Je vergadert met je afdeling. Dat is dus met de mensen die op je afdeling werken. Je vergadert met de sportclub. Dat zijn de mensen die lid zijn van je sportclub. Bij deze laatste vergadering zijn het daarnaast de mensen die de moeite nemen om naar de vergadering te komen.

Ingewikkelder wordt het bij vergaderingen waar afgevaardigden heen gaan. Bijvoorbeeld interdisciplinaire vergaderingen of overleggen met andere groepen. Wie gaat er heen? En waarom? Gaat er altijd dezelfde persoon heen? Is die persoon gekozen door jullie? Vragen jullie ‘wie heeft er zin om te gaan?’ En hoeveel mensen willen dan? Is het dus een negatieve keuze? Of is het duidelijk dat juist diegene gaat waarvan de kennis of ervaring aansluit bij de agendapunten van de vergadering? Het zijn nuttige onderwerpen om over te praten.

Daarnaast zijn er besturen. Wie is daar lid van? Hoe wordt iemand gekozen? Kan je jezelf kandidaat stellen? Of word je gevraagd voor een bestuur? Word je dan gevraagd door het bestuur dat aftreedt? Zo niet, door wie word je gevraagd om je kandidaat te stellen? Naar welke eigenschappen wordt gekeken? Bijvoorbeeld bij een College van Burgemeester en Wethouders is dat duidelijk. Maar bij andere besturen? Soms wel, soms niet. Het is goed om hier over te praten voordat je een bestuur kiest. Als je van te voren duidelijk maakt welke eigenschappen iemand in jullie bestuur moet hebben krijg je de mensen die jullie willen hebben. Als je het open laat misschien niet.

Bij Ondernemingsraden gaat het ongeveer hetzelfde als bij besturen. Mensen worden gekozen. Je kan je dus dezelfde vragen stellen. Ook hierbij is het dat er soms maar één kandidaat is. Hoe gaat het dan? Wordt er nog naar de kwaliteiten van die persoon gekeken of is men allang blij dat er iemand is?

Bij adviesraden gaat het weer net wat anders. Sommige adviesraden worden aangesteld. Of mensen worden gevraagd zich kandidaat te stellen. Bij andere adviesraden wordt iemand gekozen door organisaties die de achterban van de raad vormen. Het is hun vertegenwoordiger in de raad. Hoe gaat die verkiezing? Wie stelt zich kandidaat? En waarom? Of wordt iemand gevraagd? Ook dit is interessant om te weten. Dan weet je immers hoe iemand in je raad terecht gekomen is. En waarom.

En dan is de eerste vergadering met veel nieuwe mensen. Hoe doe je dat? Stelt iemand ze voor en zegt: ‘je leert in de loop van de tijd wel waar we over praten‘? Of heeft bijvoorbeeld de voorzitter een actievere rol? Die actievere rol kan zijn: een scholing voor nieuwe mensen organiseren of een maatje zoeken die ze helpt de eerste tijd. Ook kan je een teamactiviteit organiseren, waarbij iedereen elkaar beter leert kennen. Kies bewust hoe je nieuwe mensen in je vergadering begeleidt.

In het begin van een vergaderperiode is het ook nuttig wat vaker activiteiten naast de vergadering te plannen. Organiseer eens een lunch samen of een borrel. Hoe beter je weet met wie je vergadert hoe soepeler en hoe sneller je vergadering gaat.

Reacties zijn welkom hieronder!

Succes en plezier met jullie vergaderingen!
Carla van den Bos

Je mag dit artikel gebruiken voor een tijdschrift, nieuwsbrief of website.
Wel het in het geheel overnemen en dit stukje toevoegen met een werkende link:
‘Door Carla van den Bos van Vergaderen doe je zo!
Ga naar www.vergaderendoejezo.nl voor het aanvragen van het
gratis e-boekje ’10 tips over besluitvorming.’

Een ander onderwerp dat werd aangedragen is: ‘hoe krijg je een groepsmoment aan het begin van de vergadering.’ Iemand anders noemde het ‘hoe zorg ik dat de huidige en nieuwe leden samen een band voelen.’ Ik heb ze samengevoegd tot de warming-up voor een vergadering. Een leuk onderwerp, voor deze eerste VergaderSter van 2012. Bedankt voor het onderwerp, Edith Talma en Elsbeth Hammes!

Wat ik altijd doe aan het begin van een workshop of een training is een kort spelletje om mensen te laten ontspannen en ze samen iets te laten doen. Een soort warming-up dus.

Er zijn veel warming-ups te vinden, zowel in boeken als op internet. Ik geef jullie hierbij 2 van mijn favorieten, allebei een ‘handen-op-de-tafel’ warming-up.

Handje klap zorgt voor veel vermaak. Iedereen zit rond een tafel. Je kruist je armen en legt je handen op tafel met de palmen naar beneden. Leg je rechterhand over de linkerhand van je rechterbuur. De voorzitter klopt met de linkerhand op tafel. De volgende hand, kloksgewijs, neemt het over en klopt op tafel. Het is ingewikkelder dan je denkt omdat de handen gekruist liggen en je niet met allebei je handen na elkaar klapt. Na een oefenrondje wordt de tweede spelregel toegevoegd: als je twee keer klapt, verandert de klaprichting. Alle deelnemers mogen hier op elk moment gebruik maken. Het begint rustig en het gaat steeds sneller. Je kan er ook een afvalrace van maken. Eindig rustig.

De paardenrace is ook geschikt om te doen na een pauze. Iedereen zit rond een tafel. Je legt allebei je handen op tafel en de voorzitter (of iemand anders) is de commentator. Hij of zij zegt: we gaan een paardenrace doen. Dan klop je langzaam met je handen op tafel. Iedereen doet je na. Alsof een paard in stap loopt. Dan kan je sneller, in draf, dan in galop. De bochten door, de waterbak, springen. En de finish. Aan het einde moet je weer langzamer gaan en heel rustig eindigen.

Allebei de spelletjes zorgen bij mijn workshops voor veel vermaak. Ik hoop dat het bij jullie vergaderingen net zo gaat.

Een boek met warming-ups en energizers is bijvoorbeeld het boek ‘Warming-ups en energizers’ van Marcel Karreman. Te vinden bij bol.com.

Reacties zijn welkom hieronder.

Succes en plezier met jullie vergaderingen!
Carla van den Bos

Je mag dit artikel gebruiken voor een tijdschrift, nieuwsbrief of website.
Wel het in het geheel overnemen en dit stukje toevoegen met een werkende link:
‘Door Carla van den Bos van Vergaderen doe je zo!
Ga naar www.vergaderendoejezo.nl voor het aanvragen van het
gratis e-boekje ’10 tips over besluitvorming.’