Een goede voorbereiding is het halve (vergader)werk

Hoe beter je je vergadering voorbereidt hoe meer er uit komt. Dat lijkt een open deur. Maar toch hoor en ervaar ik vaak dat mensen onvoorbereid naar een vergadering gaan en het maar over zich heen laten komen. Dat is jammer. Hiermee mis je de kans om tijdens de vergadering je mening te geven en de mogelijkheid om goed onderbouwde kritiek of aanvullingen te geven.

Hoe beter je een vergadering voorbereidt hoe zekerder je ook wordt dat je de onderwerpen goed begrijpt en invloed kan hebben op de besluitvorming. Met goed voorbereide mensen gaat een discussie sneller en kan een besluit goed onderbouwd genomen worden.

Iedereen kent waarschijnlijk wel de situatie dat iemand iets helemaal uitgelegd wil krijgen, ondanks dat het op papier staat en rondgestuurd is. Of dat iemand vraagt om een leespauze omdat hij of zij een stuk nog niet gelezen heeft. Vaak worden ook agendapunten doorgeschoven naar een volgende vergadering omdat leden van de vergadering het (nog?) niet voorbereid hebben. Dat is niet nodig als iedereen tijd in de voorbereiding stopt.

Met een goede voorbereiding vergader je korter en effectiever. Het levert voor jezelf meer op om je vergadering goed voor te bereiden. Je vergadert korter en effectiever. Bovendien bespaar je anderen ergernis. Immers: als zij het wel voorbereiden en jij niet rem je de vergadering en ervaren ze je niet als gelijkwaardige vergadergenoot.

Zorg dat de notulen ruim voor de vergadering bij iedereen zijn. Maak hierover afspraken met diegene die notuleert. Zorg voor een ruime voorbereidingstijd, zodat het echt mogelijk is voor iedereen om het goed voor te bereiden.

Lees de notulen en de stukken voor de vergadering aandachtig. Doe dit in twee rondes. In de eerste ronde zijn alle gedachten goed. Dus dan laat ook je gevoel spreken. Je hoeft je reacties niet te onderbouwen. Schrijf op wat er bij je op komt.

Bekijk vlak voor de vergadering je aantekeningen en maak er punten van. In deze tweede ronde haal je bijzaken en hoofdzaken uit elkaar. Je onderscheidt procedures en inhoud. Als je een voorstel krijgt wat in de vergadering besproken zal worden zet je er in de eerste ronde bijvoorbeeld bij ‘mee eens’. In de tweede ronde bedenk je waarom je het er mee eens bent, wat de voor- en nadelen zijn, wat problemen zijn waar je tegen aan kan lopen, hoe die op te lossen zijn en hoe het volgens jou het beste uitgevoerd kan worden. Of je realiseert je bij het lezen van de notulen bijvoorbeeld dat er uitgebreid ergens over gepraat is, maar dat er niets besloten is. Dan zet je in de eerste ronde erbij ‘besluit?’. In de tweede ronde formuleer je een besluit dat logisch uit de discussie voort vloeit. Als je dit inbrengt in de volgende vergadering is het makkelijk om snel alsnog een besluit te nemen.

Kom met oplossingen voor de problemen die je signaleert. Het signaleren zelf is waardevol, maar door ook met een oplossing te komen verbeter je je vergadering. Als je niet direct een oplossing hebt is ook je gedachtengang richting een oplossing vaak genoeg om met elkaar een oplossing te vinden. Positieve inbreng wordt meestal beter opgepakt dan alleen het signaleren van een probleem. Daarmee kan het probleem meteen opgelost worden.

Deze manier van voorbereiden kost meer tijd, maar levert veel meer op. Begin dus ruim voor een vergadering de stukken te lezen en commentaar erop te geven. Hou er rekening mee dat het tijd kost. Maar ook dat je veel meer resultaat uit je vergadering krijgt en dat de vergadering zelf korter en effectiever verloopt. Vermijd anderen te verwijten dat ze het niet goed voorbereiden. Wijs ze erop dat het nuttig is of geef ze dit artikel als tip.

Conclusie: elke keer dat je het goed voorbereid verbeter je je vergadering. Als iedereen dat doet vergader je prettiger en effectiever.

Succes en plezier met jullie vergaderingen!
Carla van den Bos

Wil je dit artikel gebruiken voor een tijdschrift, nieuwsbrief of website?
Dat kan als je het in het geheel overneemt en dit stukje toevoegt met een werkende link:
‘Door Carla van den Bos van Vergaderen doe je zo!. Ga naar www.vergaderendoejezo.nl voor het aanvragen van het gratis e-boekje ’10 tips over besluitvorming.’