De beste manier om je vergadering voor te bereiden en te structuren

Ik krijg heel vaak vragen over de voorbereiding en de structurering
van de vergadering.  Hoe doe je dat? Hoe betrek je de deelnemers
aan je vergadering erbij? Hoe zorg je dat iedereen het voorbereid?
Hoe structureer je het?

In dit artikel bespreek ik daar één aspect van. Namelijk het op tijd een interessante agenda maken en daarmee te sturen. Als je ook nog zorgt dat de deelnemers allemaal een agendapunt voorbereiden krijg je een snelle en interessante vergadering.

Hoe bepaal je welk onderwerp op je agenda komt? Dat doe je door te kijken naar
alle onderwerpen en die te selecteren op “belangrijk”, “niet belangrijk” en “misschien
belangrijk”.

De onderwerpen die niet belangrijk zijn hoef je niets mee te doen, die vergeet
je meteen.

Bij de onderwerpen die belangrijk zijn kijk je of het dringend is.
Is het dringend? Dan komt het op je agenda. Is het niet dringend? Zet een datum erbij
wanneer het dat wel is. Waarschijnlijk heb je dan meer informatie en leeft het onderwerp
meer voor de deelnemers.

De onderwerpen die misschien belangrijk zijn: daarvan haal je de dringende
onderwerpen er uit. Hoe dringend is het? Is het niet toch belangrijk, bijvoorbeeld voor
iemand anders in je vergadering? Zo ja: dan zet je het ook op je agenda. De onderwerpen
die misschien belangrijk zijn en niet dringend, die bewaar je. Misschien is het over een
maand zowel belangrijk als online casino dringend en dan zet je het op de agenda voor je vergadering.

De agenda maak je naar prioriteit. Het belangrijkste onderwerp zet je aan het begin
van je vergadering. Dan is iedereen nog fris en behandel je het diepgravend en snel.

Bedenk aansprekende titels voor je agendapunten. Waar gaat het over? Wat
zou het resultaat moeten zijn? Zorg dat je titel de lading dekt en verwachtingen wekt.

De agenda en de stukken voor je vergadering stuur je ruim op tijd op zodat
iedereen genoeg tijd heeft om het voor te bereiden.

Wil je op dit artikel reageren? Dat kan hieronder.

Wil je meer weten? Wil je er uitgebreid met mij over praten?
Dat kan! Spreek een VIP-dag af. Tijdens de VIP-dag komt dit uitgebreid aan bod.
Je leest er meer over hier.

Ik wens je veel vergaderplezier!

Carla

Je mag dit artikel gebruiken voor een tijdschrift, nieuwsbrief of website.
Wel het in het geheel overnemen en dit stukje toevoegen met een werkende link:
“Door Carla van den Bos van Vergaderen doe je zo!
Ga naar www.vergaderendoejezo.nl voor het aanvragen van het gratis e-boekje
“In 5 stappen naar een leuke (vergader)groep”.