Ben je al begonnen? 5 Tips zodat afspraken wél nagekomen worden.

Een belangrijk onderdeel van mijn workshop ‘Effectief Vergaderen’ is het blok ‘wat zou je willen verbeteren in je vergadering? Wat gaat niet goed? Daar komen vaak dezelfde dingen uit. Een tipje van de sluier licht ik hieronder op.

De laatste tijd heb ik workshops gegeven onder andere aan vrijwilligersorganisaties. Eén van de punten waar zij tegenaan lopen is dat vrijwilligerswerk vaak door vrijwilligers gezien wordt als vrijblijvend. Het is moeilijk om alle taken verdeeld te krijgen. En als iemand belooft iets te doen wordt die afspraak soms niet nagekomen.

Ik denk dat je meteen de discussie over dat het vrijwilligerswerk is en dat het vooral leuk moet zijn de kop in moet drukken. Immers als je wilt dat je organisatie blijft bestaan zal iedereen iets moeten doen. Het loopt niet vanzelf.

De 5 tips om het allemaal wat makkelijker te laten verlopen:

1. Maak een besluiten- en actielijst. Op de actielijst zet je welke activiteit er gedaan moet worden, wie het gaat doen en voor wanneer het klaar moet zijn. Spreek termijnen af die werkbaar zijn. Alles moet eigenlijk gisteren af zijn, maar dat stimuleert niet om er
vandaag aan te beginnen.

2. Spreek elkaar aan op de verantwoordelijkheid om de taken te doen. Als iemand tijdens een vergadering zegt een taak te gaan uitvoeren en het niet doet kan je hem of haar daar zeker op aanspreken. Hij of zij heeft zelf gezegd het te willen doen.

3. Splits grote taken op in kleinere of doe een grote taak met meer mensen. Als je een enorme taak aan iemand geeft is de kans groot dat het niet gedaan wordt. Als het een overzichtelijker geheel is gebeurt het wel.

4. Vraag hulp. Maak duidelijk dat als iemand er alleen of in een klein groepje niet uit komt dat er altijd hulp van de rest te vragen is. Het is beter dat iedereen snel weet dat er een probleem is dan dat er gewacht wordt tot de volgende vergadering en dat dan gezegd wordt dat het niet gedaan is.

5. Spreek een werkmiddag af. Tijdens zo’n werkmiddag of zelfs een werkdag is iedereen bezig met taken voor de organisatie. Het stimuleert om samen bezig te zijn en je kan heel makkelijk even overleggen of taken ruilen.

Reacties zijn welkom hieronder! 

Succes en plezier met jullie vergaderingen! 
Carla van den Bos 

Je mag dit artikel gebruiken voor een tijdschrift, nieuwsbrief of website.
Wel het in het geheel overnemen en dit stukje toevoegen met een werkende link:
‘Door Carla van den Bos van Vergaderen doe je zo!
Ga naar www.vergaderendoejezo.nl voor het aanvragen van het
gratis e-boekje ’10 tips over besluitvorming