Afdwalen en uitlopen

Vorige week vroeg ik de lezers van de VergaderSter om onderwerpen voor dit artikel in de laatste VergaderSter van dit jaar. Voor nummer 26. Ik heb dus elke twee weken in 2011 een VergaderSter met tips om slimmer te vergaderen uitgebracht.

Op mijn vraag kwamen veel reacties. Daarvoor wil ik jullie hierbij van harte bedanken. De onderwerpen, die nu niet als hoofdartikel in deze VergaderSter door mij beschreven en behandeld worden, zal ik bewaren en wellicht in één van de volgende VergaderSterren behandelen.

Veel van de reacties waren verzoeken om tips over timemanagement binnen vergaderingen. Ik heb daar al eerder over geschreven, bijvoorbeeld ‘10 Tips om Korter te vergaderen’. Die tips kan je naast dit artikel gebruiken als je korter wilt vergaderen en meer grip op de tijdsplanning van je vergadering wilt krijgen.

Dit artikel gaat er dieper op in. Wytske Dijkstra van Massagepraktijk In2flow wist het het mooist te verwoorden. Zij noemde het ‘afdwalen en uitlopen’.

7 Tips om afdwalen en uitlopen te voorkomen:
1. Bereid je vergaderingen goed voor.
2. Maak een tijdschema en hou je eraan.
3. Wees streng, zowel voor jezelf als voor de andere deelnemers aan je vergaderingen.
4. Stel regels op hoe lang iemand mag praten over een onderwerp.
5. Zorg dat mensen weten hoeveel tijd ze hebben voor het onderwerp. Geef alle deelnemers aan je vergadering bijvoorbeeld 2 minuten voor een eerste reactie en nog eens 2 minuten om te reageren op anderen. Als iemand niet in 2 minuten kan verwoorden wat hij of zij wil zeggen lukt dat meestal ook niet in een spreekbeurt van 15 minuten.
6. Merk je dat een onderwerp toch meer tijd nodig heeft dan gepland?
Bedenk of het dringend is.
Zo ja: maak er meer tijd in je schema voor. Dat betekent dus dat je andere onderwerpen minder dringend vindt. Die schuiven naar de volgende vergadering.
Zo nee: schuif het onderwerp naar de volgende vergadering. Vraag één iemand of een kleine groep het goed voor te bereiden, stuur van te voren die voorbereiding naar iedereen en behandel het snel in de volgende vergadering.
7. Als de voorzitter een inhoudelijke bijdrage wil leveren: zorg dat iemand anders de voorzitterstaak overneemt en vraag hem of haar de voorzitter net zo te behandelen als alle andere deelnemers. Streng dus.

Ps ik heb veel meer tips om vergaderproblemen op te lossen. Heb je een vergaderprobleem? Vraag me om advies!

Meer tips zijn welkom hieronder!

Succes en plezier met jullie vergaderingen!
Carla van den Bos

Je mag dit artikel gebruiken voor een tijdschrift, nieuwsbrief of website.
Wel het in het geheel overnemen en dit stukje toevoegen met een werkende link:
‘Door Carla van den Bos van Vergaderen doe je zo!
Ga naar www.vergaderendoejezo.nl voor het aanvragen van het gratis e-boekje
’10 tips over besluitvorming.’