7 Tips om stille deelnemers te betrekken bij je vergadering


5 juni 2014 - 

OLYMPUS DIGITAL CAMERADit artikel is een bewerking van een artikel dat ik jaren
geleden erover schreef.
Toen kreeg ik waardevolle extra tips.
Die heb ik verwerkt. Heb je ook meer tips? Laat het me weten!

Iedereen kent de stille deelnemer aan de vergadering.
Zo iemand waarvan je weet dat er heel veel in zit. Maar het
komt er niet uit tijdens een vergadering. Hij of zij zegt
nauwelijks iets. Het is iemand die bij een rondje meestal
meegaat met een voorstel of met wat voor hem of haar
gezegd is. Naar schatting heeft 20 tot 30% van de deelnemers aan vergaderingen last van
sociale onzekerheid. Zij willen liever niet de aandacht op zichzelf vestigen en geven dus
nauwelijks hun mening.

Van buiten een burcht en van binnen brandhout. Dit voorbeeld las ik in
Businesscompleet van mei 2010: “Zo kan ik het best mijn eigen situatie van 25 jaar
geleden omschrijven. Met een flink glas whisky op durfde ik altijd te zeggen wat ik wilde.
Broodnuchter had ik daar veel moeite mee. Ik had als grote vent van 100 kg last van
blozen en overmatig zweten. Tijdens een vergadering was ik dan met mezelf bezig om de
kans om te blozen of zweten onder controle te krijgen. Ik hoorde niet wat iemand zei en
tijdens een rondvraag zakte ik het liefst door mijn stoel.

Sommige mensen zijn te verlegen of te bang voor reacties van anderen om
hun mening te durven geven tijdens een vergadering.
Ze gaan dus mee met de
mening van de grote groep. ‘Nee‘ zeggen is veel confronterender dan ‘ja‘. Want bij ‘nee
moet je beargumenteren waarom je dat zegt. Instemmen met een voorstel vraagt
nauwelijks toelichting. Het voorstel ligt er en is al toegelicht door iemand anders. Kern van
het probleem is dat niet iedereen zich op haar of zijn gemak voelt in een vergadering.

De eerste stap om dit te veranderen is om er over te praten. Benoem het
probleem en vraag in de vergadering om oplossingen. Doe meer rondjes over de
agendapunten. Begin met de stille deelnemer en geef hem of haar heel veel ruimte en tijd
om zich te uiten. Wees niet bang voor stiltes en luister goed naar elkaar.

Kijk naar non-verbale signalen. Stille deelnemers ‘zeggen’ soms heel veel. Ga daar op
in. Zie je dat hij of zij knikt of nee schudt vraag dan om dat toe te lichten.

Praat in kleine groepen over de agendapunten. In een kleine groep is de drempel
om wat te zeggen minder hoog en is men gelijkwaardiger. Laat alle kleine groepjes
opschrijven waar ze over gesproken hebben. Iemand uit de groep vat het samen als
iedereen weer bij elkaar is.

Betrek de stille deelnemer aan de vergadering bij de voorbereiding. Bespreek
informeel samen de agendapunten van te voren. Door er meer bij betrokken te zijn praat
iemand makkelijker. Als hij of zij tijdens de vergadering niets zegt wijs je op de goede
ideeën die zij of hij had tijdens het voorgesprek.

Vraag om de meningen op te schrijven. Schrijven is vaak minder ‘eng’ dan praten.
Als iedereen van te voren haar of zijn mening opschrijft is het duidelijk hoe men erover
denkt. In de vergadering is er dan een discussie over. Het kan ook anoniem opgeschreven
worden. Dan is het niet duidelijk wie wat vindt en durft iedereen zich te uiten.

Belangrijk is om in te zien dat ieders bijdrage aan een vergadering onmisbaar
is.
Een vergadering bestaat niet voor niks uit de deelnemers die erbij zitten. De eerste stap
naar een oplossing is beginnen het probleem te erkennen. Zoek met elkaar naar een
oplossing. Elke vergadering is anders en elke deelnemer is anders. Blijf niet te lang trekken
als iemand niet wil of durft te praten. Probeer het dan op één van de andere manieren.

7 Tips om stille mensen te betrekken bij een vergadering

Tip 1.   Begin de vergadering met de mededeling dat ieders mening belangrijk is en dat je
de mening van alle deelnemers wilt horen. Dat je zo nodig, mensen die veel zeggen afkapt
en mensen die weinig zeggen, rechtstreeks om hun mening zult vragen. Daarmee manage
je al de verwachtingen van de groep.

Tip 2.   Stimuleer iedereen om mee te praten door regelmatig rondjes te doen en naar
ieders mening te vragen.

Tip 3.   Kijk naar non-verbale communicatie en ga daarop in.

Tip 4.   Bespreek agendapunten in kleine groepen.

Tip 5.   Spreek samen van te voren de agendapunten door. Praat met elkaar en vertel
waarom je zijn/haar inbreng belangrijk vindt.

Tip 6.   Vraag mensen schriftelijk hun mening te geven. Dit kan zelfs anoniem.

Tip 7.   Vraag diegene die stil is buiten de vergadering eens waarom hij/zij stil is in de
vergadering. Zoek samen naar een oplossing.

Meer tips zijn welkom hieronder!

Succes en veel plezier met je vergaderingen!

Carla van den Bos

Je mag dit artikel gebruiken voor een tijdschrift, nieuwsbrief of website.
Wel het in het geheel overnemen en dit stukje toevoegen met een werkende link:
‘Door Carla van den Bos van Vergaderen doe je zo!
Ga naar www.vergaderendoejezo.nl voor het aanvragen van het gratis e-boekje
‘In 5 stappen naar een leuke (vergader)groep’.

2 reacties op 7 Tips om stille deelnemers te betrekken bij je vergadering

  1. Hans de Laat schreef:

    Beste Carla,

    Ik zou hierbij ook willen wijzen op een tip die je ergens anders geef: laat alleen de mensen aanwezig zijn bij de vergadering die er echt bij moeten zijn. Sommige stille vergaderaars ‘zitten’ de vergadering uit, niet uit interesse, maar omdat het moet. Helaas. Daar kan nog veel in verbeterd worden.

    Dank je voor alle tips.

    Met vriendelijke groet,
    Hans de Laat

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *