- Meer informatie vind je onder het kopje 'VergaderSter'.
Artikelen
Wat zeggen deelnemers?
Loading Quotes...Volg mij!
10 Tips om Korter te Vergaderen
13 april 2011 -
Heb je ook zo’n hekel aan die ellenlange vergaderingen? Het hoeft niet zo lang te duren als je deze tips gebruikt. Hieronder geef ik je 10 Tips om korter te vergaderen, waarvan 6 tips om de vergadering van te voren slimmer te structureren. Korter en slimmer vergaderen zorgt ervoor dat er meer tijd voor andere zaken overblijft en het leuker is om te vergaderen. Korter en slimmer vergaderen bespaart tijd, geld en ergernis bij de deelnemers.
1. Stel personen of groepjes in die verantwoordelijk zijn voor deelonderwerpen. Zij verzamelen daar alle informatie over en sturen het aan de anderen voor de vergadering;
2. Zorg dat de deelnemers aan de vergadering alle informatie ruim op tijd hebben;
3. Bereidt de vergadering goed voor (zie ook ‘Een goede voorbereiding is het halve (vergader-)werk‘)
4. Laat mededelingen per email gebeuren. Verzamel ze voor de vergadering en stuur ze in één keer aan de deelnemers voor je vergadering;
5. Prioriteer de agendapunten van te voren. Zet de belangrijkste eerst op de agenda. Iedereen is dan nog vol energie. Het agendapunt wordt dan sneller en inhoudelijk beter behandeld.
6. Stel het doel van de agendapunten en de tijdsplanning van te voren vast.
7. Kom op tijd. Eindig liefst eerder dan afgesproken is.
8. Maak bij elke vergadering een actielijst, die kort doorgelopen kan worden in de volgende vergadering.
9. Voorzitter: laat mensen zich niet herhalen. Is alles gezegd: neem een besluit.
10. Maak gebruik van creatieve en actieve manieren om te besluiten.
Meer tips zijn welkom hieronder!
Succes en plezier met jullie vergaderingen!
Carla van den Bos
Je mag dit artikel gebruiken voor een tijdschrift, nieuwsbrief of website.
Wel het in het geheel overnemen en dit stukje toevoegen met een werkende link:
‘Door Carla van den Bos van Vergaderen doe je zo!
Ga naar www.vergaderendoejezo.nl voor het aanvragen van het gratis e-boekje
’10 tips over besluitvorming.’
Tien (!) tips vind ik dan alweer teveel!
1) Als ik een vergadering voorzit, vraag ik mensen om kort en bondig te rapporteren over de voortgang van hun werkzaamheden.
2) Ik zorg er voor dat de voortgang representatief wordt samengevat in de notulen.
3) Als er bijzonderheden zijn, die nadere beschouwing rechtvaardigen, maak ik daarover een afspraak met de direct betrokkenen en houd het zodoende verder buiten de vergadering.
4) De notulen, in combinatie met de uitkomsten van de bilaterale overleggen, vormt de agenda voor een volgende vergadering.
5) Zo ‘n volgende vergadering beleg ik op basis van noodzaak; niet om te overleggen omwille van het overleg!
6) Vergaderingen beleg ik het liefste op donderdagen i.p.v. op maandagen. Niet alleen omdat ik dan een planning kan maken voor een week die nog moet beginnen, maar ook omdat er dan nog de mogelijkheid bestaat om -wanneer de gerapporteerde voortgang daartoe aanleiding geeft- activiteiten van de lopende week bij te sturen.
hallo Nico,
dank je wel voor je aanvulling.
)
Ik ben het niet met je eens dat 10 Tips te veel zou zijn. Zoals je zelf hierbij doet zijn er zelfs veel aanvullende tips te geven. Korter vergaderen is een groot onderwerp waar veel over te schrijven en zeggen is. Ik geef er trainingen en workshops over die een dag en trajecten die nog langer duren
Een deel van mijn tips is gericht op de voorbereiding en een deel op de daadwerkelijke vergadering.
Met vriendelijke groet,
Carla van den Bos
vergader staand. schaf notulen af. houd het bij to do lists en stuur iedereen achtergrondinfo tijdig toe, eis dat iedereen zich adequaat en gecomitteerd heeft voorbereid, voorzitter kap oeverloze discussies af, stuur bij wanneer iedereen de behoefte heeft om zijn zegje te doen alleen om in de notulen te worden opgenomen, áls er notulen gemaakt moeten worden doe dit alleen bij vergaderingen waarin beleid tot stand moet komen, maak onderscheid tussen het soort van vergaderingen en bespreek met je medewerkers welk type van vergaderingen zinvol zijn om bij te wonen. nederland heeft een eindeloze tijdverzwelgende vergadercultuur. laten we met zn allen eens kijken hoe dat komt, wat is er aan de hand met de werkelijke inspiratie en intrinsieke motivatie….
hallo Monique,
dank je wel voor je aanvullingen.
Met het afschaffen van notulen ben ik het niet eens.
Met de rest wel.
Met vriendelijke groet,
Carla van den Bos
Hallo Carla.
Begin na het vaststellen van de agenda met de rondvraag, heeft men niet tijdens de vergadering de tijd om te bedenken wat nu weer eens te vragen. Vergaderingen die (altijd) te lang blijven duren zonder koffie o.i.d., zo nodig staand. Laat notoire leuteraars (wat vaker) notuleren, leert men al doende.
Succes
hallo Klaas,
het rondje mededelingen samenvoegen met de rondvraag vind ik een goed idee. Maar om het aan het begin te zetten niet zo. Ik ben voor beginnen met een belangrijk agendapunt. Dan zijn mensen nog fris en er met hun gedachte bij. En een fantastisch idee om, zoals jij het noemt, ‘notoire leuteraars’ vaker te laten notuleren. Dat ga ik als tip meenemen. Ik heb ook wel een geëxperimenteerd met zo iemand tijdens een workshop een onderdeel te laten voorzitten. Dat werkte ook goed. Van rol wisselen is meestal verhelderend.
Met vriendelijke groet,
Carla